TậP ĐOÀn dầu khí CỘng hoà XÃ HỘi chủ nghĩa việt nam



tải về 129.5 Kb.
Chuyển đổi dữ liệu26.11.2017
Kích129.5 Kb.
#3020


BỘ TƯ PHÁP

TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ




CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc



QUY TRÌNH HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 613/QĐ-TCTHADS ngày 07 tháng 8 năm 2015 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự)


  1. Mục đích

Thực hiện thống nhất các trình tự, thủ tục về việc hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự.

  1. Phạm vi điều chỉnh

Quy trình này được áp dụng đối với việc hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự.

3. Nội dung

3.1. Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

Lưu trữ cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm thống kê, lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị trình lãnh đạo cơ quan xem xét.

- Danh mục tài liệu hết giá trị (theo mẫu) là bản thống kê tài liệu, bao gồm tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý (bản nháp, bản photo, bản trùng…) và tài liệu đã hết thời hạn bảo quản trong kho (căn cứ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu). Những hồ sơ, tài liệu này được thống kê theo phương án phân loại thành Danh mục tài liệu hết giá trị.

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (theo mẫu) là bản tóm tắt thành phần, nội dung chủ yếu của khối tài liệu hết giá trị.



3.2. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị

a. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại những tài liệu hết giá trị. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

- Chủ tịch Hội đồng: Chánh Văn phòng (đối với Tổng cục Thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh) hoặc Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan (đối với cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện);

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên (công chức tại các đơn vị có tài liệu xét hủy);

- Người làm lưu trữ ở cơ quan là Thư ký Hội đồng.

b. Phương thức làm việc của Hội đồng

- Các thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần) và đưa ra ý kiến về việc hủy hay không hủy đối với từng hồ sơ.

- Hội đồng thảo luận tập thể và kết luận theo đa số, các ý kiến của từng thành viên phải được ghi vào biên bản. Nội dung cuộc họp được lập thành 02 biên bản (theo mẫu), một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan, một bản đưa vào hồ sơ trình cơ quan có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.

c. Hoàn thiện hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị

Hội đồng xác định giá trị tài liệu có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ trình Thủ trưởng cơ quan xem xét, gửi cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị. Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm:

- Công văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị (theo mẫu);

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.



3.3. Thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy

Căn cứ khoản 2, Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011, thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

- Việc thẩm định tài liệu hết giá trị bảo quản tại Tổng cục Thi hành án dân sự do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện.

- Việc thẩm định tài liệu hết giá trị bảo quản tại cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh, cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh thực hiện.



3.4. Hoàn thiện hồ sơ và trình Thủ trưởng cơ quan ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý lưu trữ, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan hoàn thiện lại hồ sơ theo những nội dung như sau:

- Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp, bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng để tiếp tục lưu trữ;

- Hoàn thiện Danh mục tài liệu hết giá trị, ghi tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị được phép hủy; đánh lại trật tự số của các bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các tập; viết lại lý do loại;

- Trình Thủ trưởng cơ quan ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu).

3.5. Thực hiện hủy tài liệu hết giá trị

Sau khi có quyết định bằng văn bản của Thủ trưởng cơ quan, việc hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

- Đóng gói tài liệu hết giá trị;

- Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa Lưu trữ cơ quan và tổ chức thực hiện hủy tài liệu (theo mẫu);

- Vận chuyển tài liệu đến nơi hủy và thực hiện hủy tài liệu (cắt giấy, ngâm nước, xé nhỏ hoặc chuyển đến nhà máy giấy để tái chế);

- Lập biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu).



3.6. Lập và lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu hết giá trị

Việc hủy tài liệu phải được lập thành hồ sơ, Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan quản lý lưu trữ;

- Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

- Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị;

- Các tài liệu liên quan khác.

Hồ sơ về việc huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.



4. Các biểu mẫu

- Danh mục tài liệu hết giá trị: BM-TH-01

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị: BM-TH-02

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu: BM-TH-03

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị: BM-TH-04

- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị: BM-TH-05

- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị: BM-TH-06

- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị: BM-TH-07

5. Trách nhiệm thực hiện

5.1. Chánh Văn phòng Tổng cục có trách nhiệm giúp Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự quản lý, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy trình hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự.

5.2. Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân sự huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, tổ chức thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị tại đơn vị mình.

5.3. Chánh Văn phòng Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; công chức làm công tác văn phòng tại Chi cục Thi hành án dân sự huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có trách nhiệm tham mưu, giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức triển khai thực hiện Quy trình này tại đơn vị mình./.



TỔNG CỤC TRƯỞNG

Hoàng Sỹ Thành

BM-TH-01




DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ


Phông (khối) …………

…………………………




Hộp/Bó số

Tập số

Tiêu đề hồ sơ hoặc tập tài liệu

Lý do huỷ

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)


























































































































Hướng dẫn cách ghi:

Phông (khối): Ghi tên phông hoặc khối tài liệu

(1): Ghi thứ tự các hộp/ bó tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu.

(2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài liệu hết giá trị trong từng hộp/bó.

(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tập tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phán ánh hết nội dung tài liệu bên trong.

(4): Ghi lý do huỷ tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp ... Đối với những hồ sơ hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại.

(5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.

BM-TH-02



BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Phông (khối)……………………

Thời gian của Phông (khối) tài liệu……………….


I. Tóm tắt tình hình khối tài liệu hết giá trị


1. Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị: Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?)

2. Số lượng: Tổng số tài liệu khi đưa ra chỉnh lý là … mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là …… mét; số lượng tài liệu loại ra ... mét (bó, hộp).

3. Thời gian: Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của khối tài liệu hết giá trị.

II. Tóm tắt thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu hết giá trị


Tài liệu hết giá trị bao gồm các nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp ...

1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm những tài liệu gì ? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do huỷ …).

2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do huỷ?

3. Nhóm tài liệu trùng: Gồm những tài liệu gì?

4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì?

….., ngày…tháng….năm…

NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH

(Họ và tên, chữ ký)

BM-TH-03


TÊN CƠ QUAN

HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU



CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


, ngày …. tháng …. năm ….



BIÊN BẢN

Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu


Căn cứ Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011 và Quyết định số… ngày…. tháng… năm….. của…. về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu,

Hôm nay, vào hồi….giờ ngày…tháng…năm…,

Tại ……………………..

Hội đồng xác định giá trị của…..(cơ quan) gồm có: ………….

(ghi rõ họ tên các thành viên trong Hội đồng)…………………

Chủ toạ:……………….

Thư ký:………………

Nội dung họp: Xét huỷ tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu ……

Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) …………………………… và kiểm tra thực tế, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:

1……………………..

2…………………….

3……………………..

Chủ toạ cuộc họp thống nhất kết luận:

1. Đề nghị giữ lại những tập (hồ sơ) tài liệu số:………, nêu lý do (nếu có).

2. Đề nghị (người có thẩm quyền)….. xem xét, quyết định cho phép huỷ tài liệu theo Danh mục đính kèm.

Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp, với ý kiến nhất trí..../…(ghi rõ số lượng)

Cuộc họp kết thúc vào hồi…giờ ngày.../...


THƯ KÝ

(Họ tên, chữ ký)




CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

(Họ tên, chữ ký)





BM-TH-04


TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN



Số: /… - ….


V/v đề nghị thẩm tra

tài liệu hết giá trị




CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
, ngày …. tháng …. năm ….

Kính gửi: ……………………………………….
Thực hiện Điều 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 về việc hủy tài liệu hết giá trị, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của…… (cơ quan) đã tiến hành họp và thống nhất hủy khối tài liệu Phông…….. Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông……….. bao gồm Mục lục hồ sơ hết thời hạn bảo quản (gồm….hồ sơ) được lập ra trong quá trình xác định giá trị tài liệu và Danh mục tài liệu hết giá trị (gồm…..bó/ tập tài liệu) được lập ra trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu. Danh mục đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của…… (cơ quan) xem xét, kiểm tra và nhất trí để cho phép huỷ.

Để việc huỷ tài liệu được thực hiện bảo đảm đúng quy định của pháp luật,…….. (cơ quan) gửi hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị của Phông……….. đề nghị………….(cơ quan lưu trữ có thẩm quyền) thẩm tra và cho ý kiến bằng văn bản để……(cơ quan) có cơ sở ra quyết định huỷ số tài liệu hết giá trị trên./.



Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu VT, …

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)



Họ và tên




BM-TH-05





TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN



Số: /QĐ - ….





CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
, ngày …. tháng …. năm ….


QUYẾT ĐỊNH

Về việc huỷ tài liệu hết giá trị





THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn cứ…(văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan);

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Trên cơ sở ý kiến của…..tại Công văn số…(văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền) về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu của…(cơ quan),

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Huỷ … tập (hồ sơ) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)…. (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị).

Điều 2. Giao……có trách nhiệm thực hiện việc huỷ tài liệu theo đúng quy định pháp luật.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

………(đơn vị được giao thực hiện tiêu hủy tài liệu) và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.





Nơi nhận:

- Như Điều 3;

- Lưu: VT.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên




BM-TH-06

TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN




CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


, ngày …. tháng …. năm ….




BIÊN BẢN

Về việc bàn giao tài liệu hết giá trị


Căn cứ Điều 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 về việc hủy tài liệu hết giá trị;

Căn cứ Quyết định số…/QĐ-… ngày… tháng… năm… của …. về việc hủy tài liệu hết giá trị,

Hôm nay, vào hồi …..

Tại (nơi huỷ): ……….

Chúng tôi gồm:



Bên giao:

1…………………………….cơ quan (đơn vị)…………………

2…………………………….cơ quan……………………..

3…………………………….cơ quan………………………



Bên nhận:

1…………………………….cơ quan (đơn vị)…………………

2…………………………….cơ quan……………………..

3…………………………….cơ quan………………………

Cùng giao và nhận khối lượng tài liệu để huỷ như sau:

- Tên phông (khối) tài liệu:……………………………………….

- Số lượng …….. tập ( hồ sơ) theo Danh mục tài liệu hết giá trị.

Hai bên đã giao và nhận đầy đủ số lượng tài liệu hết giá trị ghi trong Danh mục.

Biên bản này lập thành 2 bản: bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.


ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Họ tên, chữ ký)



ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Họ tên, chữ ký)


BM-TH-07


TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN



CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


, ngày …. tháng …. năm ….





BIÊN BẢN

Về việc huỷ tài liệu hết giá trị

Căn cứ Quyết định số …ngày… tháng…năm…của ……….. về việc huỷ tài liệu hết giá trị,

Hôm nay, vào hồi …….

Tại (nơi huỷ)…………………………………………..

Chúng tôi gồm:

1…………………………….cơ quan, đơn vị………………………….

2…………………………….cơ quan, đơn vị…………………………

3…………………………….cơ quan, đơn vị………………………….

4…………………………….cơ quan, đơn vị……………………………

Đã tiến hành huỷ số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)…………….

Số lượng tài liệu được huỷ: ………………………

Phương pháp huỷ: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ…)……………

Chúng tôi đã huỷ hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.

Biên bản này lập thành 2 bản: cơ quan có tài liệu giữ một bản, cơ quan thực hiện huỷ tài liệu giữ một bản./.



ĐẠI DIỆN CƠ QUAN

TIÊU HUỶ TÀI LIỆU

(Họ và tên, chữ ký)

Xác nhận của cơ quan

(Ký tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN

CÓ TÀI LIỆU TIÊU HUỶ
(Họ và tên, chữ ký)

Xác nhận của cơ quan

(Ký tên, đóng dấu)





Каталог: bariavungtau -> noidung -> tintuc -> Lists -> NghienCuuTraoDoi -> Attachments
Attachments -> Quy trình chỉnh lý TÀi liệU
bariavungtau -> Đế 3 chân hình sao bằng kim loại, nặng khoảng 2,5kg, bền, chắc, ổn định, có lỗ Ф10mm và vít M6 thẳng góc với lỗ để giữ trục Ф10mm, có các vít chỉnh thăng bằng, sơn màu tối
bariavungtau -> Đề chính thức
bariavungtau -> Câu ( điểm ) I. Yêu cầu về kĩ năng
bariavungtau -> Môt thanh kim loại mảnh, tiết diện đều, đồng chất dài L = 1m, khối lượng m, có trục quay  đi qua o vuông góc với thanh
bariavungtau -> Sở giáo dục và ĐÀo tạo kiểm tra học kỳ I, NĂm họC 2010-2011
bariavungtau -> Công ty cổ phần thưƠng mại toàn cầu long mai
bariavungtau -> Sở giáo dục và ĐÀo tạo kỳ thi chọn học sinh giỏi cấp tỉnh tỉnh bà RỊa vũng tàu lớP 12 thpt năm họC 2009-2010

tải về 129.5 Kb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn:




Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©tieuluan.info 2022
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương