HưỚng dẫn quản trị phần mềm thư viện số dspace đơn vị thực hiện: Công ty cổ phần tư vấn và tích hợp công nghệ D&L



tải về 6.34 Mb.
trang3/3
Chuyển đổi dữ liệu26.11.2017
Kích6.34 Mb.
#2982
1   2   3

4. Quản trị các chuỗi dữ liệu số

4.1 Chỉnh sửa các thông tin mô tả tệp tin dữ liệu số


Mỗi tệp tin số được tải lên đều có các thông tin mô tả để làm rõ nội dung và những đặc trưng riêng. Để chỉnh sửa các thông tin mô tả chuỗi dữ tiến hành theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Dspace => Vào trang quản trị mới.

Bước 2: Từ công cụ quản trị phía bên trái màn hình, chọn “Chính sách” => “Quản lý chính sách một tài liệu

Bước 3: Nhập chỉ số handle hoặc ID nội bộ của tài liệu (mỗi tài liệu có 1 số định danh riêng).

Bước 4: Chọn tên một tài liệu chứa tệp tin số cần chỉnh sửa => sau đó chọn thẻ “Chi tiết

Hoặc từ màn hình chính của giao diện, chọn ô “Chính sách” => Kích đúp chuột vào tên đơn vị => kích đúp chuột vào tên bộ sưu tập chứa tài liệu cần tìm => chọn 1 tài liệu bằng cách kích chuột vào tên tài liệu => chọn 1 tệp tin số cần chỉnh sửa.

Khi đó, chương trình hiển thị như sau:



Bước 5: Chỉnh sửa các thông tin mô tả chuỗi dữ liệu số bằng cách kích đúp chuột vào nội dung tương ứng của các mục

Sau khi chỉnh sửa xong, kích chuột vào ô có dấu tích () để hệ thổng lưu lại, chọn ô chứa dấu nhân (x) để hủy bỏ


4.2 Quản lý chính sách của tệp tin dữ liệu số


Tính năng này cho phép thư viện quản lý phân quyền chi tiết hơn trên từng tệp tin số. Nghĩa là có thể phân quyền trên từng tệp tin. Ví dụ, đối với trường hợp một tài liệu có hai tệp tin số bao gồm một tệp tin chứa mục lục/ tóm tắt và một tệp tin chứa nội dung toàn văn của tài liệu; thư viện chỉ cho phép người dùng đọc được thông tin mục lục/ tóm tắt

Tiến hành phân quyền trên tệp tin số như sau:



Bước 1: Đăng nhập vào Dspace => Vào trang quản trị mới

Bước 2: Từ công cụ quản trị phía bên trái màn hình, chọn “Chính sách” từ thanh quản trị => Kích đúp chuột vào tên đơn vị => kích đúp chuột vào tên bộ sưu tập chứa tài liệu cần tìm => chọn 1 tài liệu bằng cách kích chuột vào tên tài liệu => chọn 1 tệp tin số cần phân quyền => chọn thẻ “Quản lý chính sách”.

Giao diện hiển thị:





Bước 5: Tiến hành thêm/sửa/xóa chính sách theo chính sách phân quyền của thư viện:

  • Để thêm 1 chính sách mới:

Tích chuột vào ô trống tương ứng chính sách phân quyền cho nhóm người dùng => chọn “Lưu

  • Để chỉnh sửa/ xóa chính sách:

Chỉnh sửa, xóa chính sách bằng cách tích chuột vào quyền hiện tại để bỏ dấu tích trong ô trống => nhấn nút “Lưu”
  1. Xuất dữ liệu/ siêu dữ liệu


Dspace hỗ trợ nhiều phương thức xuất dữ liệu khác nhau: Xuất tài liệu trong đơn vị, xuất tài liệu trong bộ sưu tập và xuất các tài liệu riêng lẻ
    1. Xuất dữ liệu/ siêu dữ liệu trong đơn vị


Để xuất dữ liệu, siêu dữ liệu trong đơn vị thao tác theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị

Bước 2: Chọn 1 đơn vị mà bạn muốn xuất dữ liệu từ trang chủ



Bước 3: Click chuột vào thanh quản trị đơn vị/ bộ sưu tập



Bước 4: Chọn 1 phương thức xuất dữ liệu tương ứng: Tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng mà người dùng có thể tùy chọn xuất tài liệu theo 1 trong 3 phương thức dưới đây:



  • Xuất đơn vị”: Hệ thống sẽ xuất ra tất cả các tài liệu hiện có trong đơn vị. Tuy nhiên, trong mỗi thư mục chứa thông tin của 1 tài liệu sẽ không có file chứa định danh ( có thể ứng dụng trong trường hợp lấy dữ liệu từ hệ thống khác và khi import vào hệ thống sẽ lấy số định danh riêng của thư viện mình, số đó có thể là handle, cũng có thể là số định danh nội bộ của thư viện)

  • Xuất đơn vị (kèm định danh)”: Hệ thống sẽ xuất ra tất cả các tài liệu hiện có trong đơn vị , trong mỗi thư mục chứa thông tin của 1 tài liệu có kèm theo cả file chứa định danh. (có thể ứng dụng trong trường hợp các thư viện liên kết chia sẻ cơ sở dữ liệu, hoặc mua quyền truy cập từ các hệ thống cơ sở dữ liệu. Khi đó số định danh là handle)

  • Xuất siêu dữ liệu”: Hệ thống sẽ xuất ra 1 file định dạng CSV chứa tất cả các siêu dữ liệu của tài liệu trong đơn vị

Khi đó, giao diện chương trình được hiển thị như sau:

Đồng thời, người xuất dữ liệu cũng nhận được 1 email thông báo:





Bước 5: Vào trang cá nhân hoặc truy cập theo đường dẫn trong email để tải tệp tin về máy tính

c:\users\thu thuy\desktop\tcn.jpg
    1. Xuất dữ liệu/ siêu dữ liệu trong bộ sưu tập


Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị

Bước 2: Chọn đơn vị => chọn bộ sưu tập chứa các tài liệu cần xuất

Bước 3: Click chuột vào thanh quản trị đơn vị/ bộ sưu tập

Bước 4: Chọn 1 phương thức xuất tài liệu tương ứng nhu cầu:



  • Xuất tài liệu của bộ sưu tập”: Hệ thống sẽ xuất ra tất cả các tài liệu hiện có trong bộ sưu tập. Tuy nhiên, trong mỗi thư mục chứa thông tin của 1 tài liệu sẽ không có file chứa định danh ( có thể ứng dụng trong trường hợp lấy dữ liệu từ hệ thống khác và khi import vào hệ thống sẽ lấy số định danh riêng của thư viện mình, số đó có thể là handle, cũng có thể là số định danh nội bộ của thư viện)

  • Xuất tài liệu của bộ sưu tập (kèm định danh)”: Hệ thống sẽ xuất ra tất cả các tài liệu hiện có trong đơn vị , trong mỗi thư mục chứa thông tin của 1 tài liệu có kèm theo cả file chứa định danh. (có thể ứng dụng trong trường hợp các thư viện liên kết chia sẻ cơ sở dữ liệu, hoặc mua quyền truy cập từ các hệ thống cơ sở dữ liệu. Khi đó số định danh là handle)

  • Xuất siêu dữ liệu”: Hệ thống sẽ xuất ra 1 file định dạng CSV chứa tất cả các siêu dữ liệu của tài liệu trong bộ sưu tập

Chương trình sẽ hiển thị 1 thông báo ngay trên giao diện sử dụng, đồng thời sẽ gửi 1 thông báo vào email của người xuất dữ liệu

Bước 4: Vào trang cá nhân hoặc truy cập theo đường dẫn trong email để tải tệp tin về máy tính.
    1. Xuất 1 tài liệu/ xuất siêu dữ liệu của 1 tài liệu


Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị

Bước 2: Chọn đơn vị => chọn bộ sưu tập chứa các tài liệu cần xuất

Bước 3: Chọn và hiển thị 1 tài liệu cần xuất

Bước 4: Chọn 1 phương thức xuất tài liệu tương ứng nhu cầu:

  • Xuất tài liệu

  • Xuất tài liệu (kèm định danh)”

  • Xuất siêu dữ liệu”

Tương tự như việc xuất tài liệu trong đơn vị và bộ sưu tập, chương trình sẽ hiển thị 1 thông báo ngay trên giao diện sử dụng, đồng thời sẽ gửi 1 thông báo vào email của người xuất dữ liệu



Bước 4: Vào trang cá nhân hoặc truy cập theo đường dẫn trong email để tải tệp tin về máy tính

c:\users\thu thuy\desktop\tcn.jpg

  1. Quản lý profile tác giả

Tính năng quản lý tính nhất quán về tác giả cho phép thư viện quản lý các profile tác giả, trong đó mô tả chi tiết các thông tin về tác giả như họ tên, các biến thể khác của tên (tên khác), lĩnh vực chuyên môn, số điện thoại, địa chỉ email, tiểu sử… Tính năng này hỗ trợ cho bạn đọc biết được đầy đủ thông tin về một tác giả, cũng như những tài liệu của tác giả trong hệ thống và mức độ ưa thích của người dùng đối với các tài liệu của tác giả (lượt view, tải).

    1. Tạo profile tác giả

Để tạo profile tác giả, thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị

Bước 2: Click chuột vào tên truy cập phía trên bên phải màn hình, chọn Create Author Profile”

Bước 3: Nhập các thông tin mô tả cho profile tác giả:



Bước 4: Sau khi hoàn tất việc mô tả thông tin, chọn Create Author Profile để lưu lại thông tin tác giả

6.2. Chỉnh sửa profile tác giả


Để chỉnh sửa proflie của tác giả, thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị

Bước 2: Vào mục Author Profiles phía trên bên trái màn hình giao diện



Bước 3: Chọn một tác giả cần chỉnh sửa profile từ danh sách, sau đó chọn “Edit Author Profile”



Bước 4: Chỉnh sửa các thông tin mô tả cho profile tác giả

Trên giao diện này, thư viện có thể chỉnh sửa tất cả các thông tin của tác giả bao gồm họ tên, các biến thể của tên, chức danh, chuyên môn…và thay đổi hình đại diện của tác giả.



Bước 5: Sau khi hoàn thành việc chỉnh sửa thông tin cho profile của tác giả, chọn “Update Author Profile” ở phía cuổi giao diện để lưu lại các thay đổi.

6.3. Xoá profile tác giả


Để xoá một profile tác giả, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị

Bước 2: Vào mục “Author Profiles” phía trên bên trái màn hình giao diện

Bước 3: Chọn một tác giả cần chỉnh sửa profile từ danh sách, sau đó chọn Edit Author Profile

Bước 4: Chọn “Delete profile” để xoá profile tác giả khỏi hệ thống.



Bước 5: ChọnXoáđể xác nhận hành động xoá profile tác giả, chọn “Huỷ” để huỷ bỏ.



  1. Quản lý các topic

Tính năng quản lý topic của dspace cho phép thư viện quản lý các chủ đề trong thư viện một cách khoa học và nhất quán. Với tính năng này, dspace hỗ trợ quản lý 2 cấp độ của chủ đề bao gồm chủ đề lớn và chủ đề nhỏ. Khi thư viện tạo ra các topic, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm một cách đầy đủ nhất các tài liệu theo một chủ đề lớn/ hoặc các tài liệu chủ đề nhỏ hơn.

Lưu ý: Để sử dụng tính năng quản lý các topic trong Dspace hỗ trợ người dùng tìm kiếm đầy đủ các tài liệu theo một chủ đề, ngoài việc tạo ra các topic trong mục quản lý topic, trong quá trình biên mục thư viện còn cần phải khai báo topic cho tài liệu (bằng cách lựa chọn các topic đã được tạo ra, thay vì việc nhập topic như thông thường sẽ có thể có những lỗi sai chính tả, khiến cho các chủ đề không được đồng nhất, dẫn đến việc tìm kiếm tài liệu theo một chủ đề sẽ không đầy đủ.) bao gồm các main topic và sub topic để hệ thống có thể liên kết, thống kê các topic theo 1 chủ đề.




7.1. Tạo topic


Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị

Bước 2: Vào mục “Topic” phía trên bên trái màn hình giao diện



Bước 3: Chọn nút “Create Topic” phía dưới giao diện để tạo một topic trong hệ thống:



Bước 4: Nhập tên topic:

  • Nhập tên một topic lớn trong mục Main Topic nếu bạn muốn nhập một chủ đề lớn

  • Chọn sang thẻ Sub Topic, chọn một chủ đề lớn sẽ chứa chủ đề nhỏ (sub topic) mà chúng ta sẽ nhập vào trong mục Select Main Topic

Sau đó nhập một chủ đề nhỏ (thuộc chủ đề lớn mà chúng ta vừa chọn) bằng cách nhập một giá trị trong mục Sub Topic



Bước 5: Chọn “Tạo” để hoàn tất việc tạo một topic trên Dspace

7.2. Chỉnh sửa/xoá topic


Để chỉnh sửa/xoá một topic đã tồn tại trong hệ thống, thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị

Bước 2: Vào mục “Topic” phía trên bên trái màn hình giao diện

Trên giao diện này, người dùng có thể:



  • Click chuột vào biểu tượng bàn tay bên cạnh 1 chủ đề lớn (main topic) để hiển thị các chủ đề nhỏ (sub topic) thuộc chủ đề đó

  • Chọn biểu tượng chỉnh sửa màu xanh tương ứng với chủ đề cần chỉnh sửa để chỉnh sửa tên cho topic

  • Chọn biểu tượng xoá màu đỏ để xoá topic khỏi hệ thống.



  1. Báo cáo thống kê

Dspace cung cấp tính năng thống kê tổng số lượt truy cập thư viện trên từng cấu trúc của thư viện bao gồm đơn vị, bộ sưu tập, tài liệu, chuỗi dữ liệu số ; thống kê tổng số lượt truy cập theo quốc gia, tỉnh thành phố gắn liền với 1 giới hạn thời gian

Để xem được thống kê tổng số lượt truy cập trên trang thư viện số tiến hành thao tác như sau:



Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị => truy cập vào giao diện quản trị



Bước 2: Chọn mục “Báo cáo” ở giao diện chính hoặc chọn “Báo cáo” ở thanh quản trị bên trái màn hình

Bước 3: Chọn 1 khoảng thời gian nhất định cần xem các số liệu thống kê và chọn kiểu bảo cáo trong mục “Thời gian” và “Kiểu báo cáo” phía trên giao diện

Bước 4: Nhấn nút “Refresh” để hệ thống trả kết quả



    1. Thống kê tổng số lượt truy cập trên các đối tượng của dspace (đơn vị/ bộ sưu tập/ tài liệu/ chuỗi dữ liệu số)



Hình 1a: Các số liệu thống kê truy cập theo các kiểu đối tượng của dspace được thể hiện dưới dạng biểu đồ tròn



Hình 1b: Các số liệu thống kê truy cập theo các kiểu đối tượng của dspace được thể hiện dưới dạng biểu đồ cột

    1. Thống kê tổng số lượt truy cập theo ngày



Hình 2: Biểu đồ đường thể hiện Các số liệu thống kê truy cập theo ngày

    1. Thống kê tổng số lượt truy cập theo quốc gia



Hình 3: Biểu đồ đường thể hiện Các số liệu thống kê truy cập theo quốc gia

    1. Thống kê tổng số lượt truy cập theo tỉnh/ thành phố của các quốc gia



Hình 4: Biểu đồ đường thể hiện Các số liệu thống kê truy cập theo tỉnh thành của các quốc gia

tải về 6.34 Mb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn:
1   2   3




Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©tieuluan.info 2022
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương