HưỚng dẫn quản trị phần mềm thư viện số dspace đơn vị thực hiện: Công ty cổ phần tư vấn và tích hợp công nghệ D&L

tải về 6.34 Mb.

trang	2/3
Chuyển đổi dữ liệu	26.11.2017
Kích	6.34 Mb.
	#2982

1 2 3

1. Quản trị đơn vị

1.1 Tạo đơn vị

Đơn vị là cấu trúc lớn nhất trong Dspace. Trong các đơn vị có thể chứa các Đơn vị con, Bộ sưu tập, các tài liệu và các tệp tin. Việc đầu tiên trong công việc tạo cấu trúc cho Dspace là tạo ra các đơn vị:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị vào Dspace => chọn “UI Quản trị Bootstrap” để vào trang quản trị mới.

Bước 2: Từ khung quản trị bên trái màn hình, chọn mục “Nội dung” => “Đơn vị và bộ sưu tập”

Bước 3: Giao diện chương trình sẽ hiển thị toàn bộ các đơn vị và bộ sưu tập có trong thư viện. Để tạo đơn vị, kích chuột vào nút “Tạo Đơn vị” tại bảng công cụ:

Bước 4: Giao diện tiếp theo hiển thị, bạn sẽ phải thực hiện các công việc sau:

Nhập các thông tin mô tả đơn vị bao gồm: tên và các thông tin mô tả về đơn vị. (Bạn có thể bỏ qua một số thông tin mà theo bạn là không cần thiết)

Tải logo lên cho đơn vị: bằng cách nhấn nút “Tải logo”. Giao diện hiển thị như dưới đây, bạn nhấn nút “Chọn tệp” để định vị và lựa chọn hình ảnh mà bạn muốn chọn làm logo cho đơn vị. Sau đó bạn nhấn nút “Tải lên”:

Bước 5. Chọn “Tạo” để hoàn tất việc tạo đơn vị.

1.2 Chỉnh sửa thông tin đơn vị

Để chỉnh sửa thông tin đơn vị thao tác như sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị vào Dspace => chọn “UI Quản trị Bootstrap” để vào trang quản trị

Bước 2: Từ thanh công cụ bên trái giao diện, chọn “Chính sách” => “Quản lý chính sách 1 đơn vị”

Bước 3: Chọn đơn vị cần chỉnh sửa => chọn phần “Chi tiết”

Bước 4: Chỉnh sửa các thông tin cần thiết: tên đơn vị, mô tả, giới thiệu… bằng cách click chuột vào các nội dung tương ứng sau đó chỉnh sửa nội dung theo ý muốn

Bước 5: Click chuột vào dấu tích () phía bên phải màn hình để hệ thống lưu lại những thay đổi, nhấn vào nút dấu nhân (x) để hủy việc chỉnh sửa.

1.3 Xóa đơn vị

Người quản trị dspace có thể xóa bỏ các đơn vị đã tạo nhầm hoặc các đơn vị chứa tài liệu không còn có giá trị sử dụng cao . Tuy nhiên,

$c:\users\thu thuy\desktop\canhbao.jpg$ Việc xóa đơn vị sẽ dẫn tới hệ quả:

Xóa tất cả các Bộ sưu tập thuộc đơn vị
Các tài liệu thuộc các bộ sưu tập của đơn vị
Các tệp tin trong đơn vị.
Các chính sách đối với đơn vị cũng bị xóa bỏ.

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị

Bước 2: Chọn đơn vị cần xóa từ trang chủ

Bước 3: Từ thanh quản trị đơn vị phía bên phải giao diện, kích chuột vào “Chỉnh sửa”

Bước 4: Chọn “Xóa đơn vị này” từ giao diện chương trình hiển thị như hình dưới

Bước 5: Chọn “Cập nhật” để hoàn tất việc xóa đơn vị.

1.4 Quản lý chính sách 1 đơn vị

Để quản lý chính sách của 1 đơn vị tiến hành như sau

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị vào Dspace => vào trang quản trị

Bước 2: Từ thanh công cụ bên trái giao diện, chọn “Chính sách” => “Quản lý chính sách 1 đơn vị”

Hoặc từ giao diện chính của chương trình, chọn ô “Chính sách”

Bước 3: Chọn tên đơn vị cần quản lý chính sách, chương trình hiển thị như sau:

Bước 4: Tiến hành thêm/ xóa chính sách theo chính sách phân quyền của thư viện”:

Để thêm 1 chính sách mới:

Click chuột vào mũi tên trong mục “Chỉ hiển thị đã phân quyền” => chọn giá trị “Hiện tất cả” => sau đó tích vào các quyền tương ứng đối với nhóm bạn đọc cần phân quyền

Sau đó nhấn “Lưu” để hệ thống hoàn tất việc thêm chính sách mới cho đơn vị.

Để chỉnh sửa/xóa chính sách:

Chỉnh sửa, xóa chính sách bằng cách tích chuột vào quyền hiện tại, bỏ dấu tích trong ô trống => nhấn nút “Lưu”

2. Quản trị bộ sưu tập

2.1 Tạo bộ sưu tập mới

Bộ sưu tập là cấu trúc trực tiếp chứa các tài liệu và các tệp tin. Để có thể tải tài liệu lên Dspace, chúng ta phải tạo ra các Bộ sưu tập chứa các tài liệu đó. Để tạo 1 bộ sưu tập, tiến hành theo quy trình sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị

Bước 2: Từ trang chủ chọn đến đơn vị/đơn vị con mà sẽ chứa bộ sưu tập định tạo.

Bước 3: Click chuột vào thanh quản trị bên phải màn hình, chọn “Tạo Bộ sưu tập”

Bước 5: Chọn chính sách phân quyền cho bộ sưu tập:

Các chính sách của bộ sưu tập bao gồm:

Các tài liệu mới có thể đọc công khai : Tài liệu trong bộ sưu tập sẽ được công khai cho tất cả mọi người đọc và tải về
Một vài thành viên có thể tải tài liệu vào bộ sưu tập này : Chỉ có những thành viên được chọn mới có quyền tải tài liệu lên bộ sưu tập này
Trình tự tải tài liệu lên bao gồm một quá trình chấp nhận/từ chối : Trình tự tài liệu tải lên sẽ bao gồm quá trình nhập liệu, kiểm duyệt (chấp nhận/ từ chối), xuất bản. Một vài người được chọn sẽ có quyền chấp chận/từ chối việc tải tài liệu mới lên Bộ sưu tập này.
Trình tự tải tài liệu lên bao gồm một quá trình chấp nhận/từ chối/thay đổi giá trị siêu dữ liệu: Trình tự tài liệu tải lên sẽ bao gồm quá trình nhập tài liệu, kiểm duyệt (chấp nhận/từ chối/chỉnh sửa thông tin tài liệu), xuất bản. Một vài thành viên được chọn sẽ có quyền chấp nhận/từ chối tài liệu tải lên đồng thời có quyền chỉnh sửa cả những siêu dữ liệu của tài liệu trước khi chấp nhận cho tài liệu được tải lên.
Trình tự tải tài liệu lên bao gồm một quá trình thay đổi giá trị siêu dữ liệu : Trình tự tài liệu tải lên sẽ bao gồm quá trình nhập tài liệu, kiểm duyệt (chỉnh sửa siêu dữ liệu), xuất bản. Một vài thành viên được chọn sẽ có quyền chỉnh sửa các giá trị siêu dữ liệu của tài liệu trước khi tài liệu được tải lên (Lưu ý: những người này không có quyền từ chối tài liệu tải lên).
Bộ sưu tập này sẽ được uỷ quyền bởi quản trị: một vài thành viên hoặc một vài nhóm thành viên sẽ được phân quyền quản trị cho bộ sưu tập này.
Những tài liệu mới được tải lên sẽ có một vài siêu dữ liệu với thông tin đã được mặc định: Những tài liệu được tải lên sẽ được gán trước 1 vài thông tin được mặc định cho toàn bộ tài liệu trong bộ sưu tập

Sau đó chọn “Tiếp theo”

Bước 6: Nhập các thông tin mô tả cho bộ sưu tập và tải một hình ảnh đại diện cho bộ sưu tập tại giao diện mô tả bộ sưu tập => Chọn “Tiếp theo”

Tương ứng với mỗi chính sách cho bộ sưu tập mà bạn chọn ở bước 5 là thêm một bước trong quá trình chúng ta tạo ra một bộ sưu tập. Chẳng hạn, ở bước 5, bạn chọn chính sách “Một vài thành viên có thể tải tài liệu vào bộ sưu tập này” thì sau bước 6 sẽ là bước 7 như dưới đây:

Bước 7: Thêm thành viên/nhóm thành viên có quyền tải tài liệu vào bộ sưu tập này

Nhấn “Chọn thành viên” để thêm các thành viên có quyền tải tài liệu vào bộ sưu tập này
Nhấn “Chọn các nhóm” để thêm các nhóm thành viên có quyền tải tài liệu vào bộ sưu tập này

Sau đó chọn “Tiếp theo”. Hoặc bạn cũng có thể bỏ qua bước này bằng cách nhấn luôn nút “Tiếp theo” mà không cần chọn các thành viên hay các nhóm.

Bước 8: Kiểm tra lại các thông tin mô tả bộ sưu tập. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo ra/thay đổi/chỉnh sửa/xóa các nhóm người nhập liệu, nhóm thành viên có quyền chấp nhận/từ chối/chỉnh sửa siêu dữ liệu hay nhóm quản trị bộ sưu tập ở bước này. Đồng thời, bạn cũng có thể thay đổi chính sách của bộ sưu tập tại thanh chỉnh sửa phía bên phải màn hình:

Cuối cùng, chọn “Cập nhật” để hoàn thành quá trình tạo bộ sưu tập.

2.2 Chỉnh sửa thông tin bộ sưu tập

Để chỉnh sửa thông tin bộ sưu tập thao tác như sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị vào Dspace => vào trang quản trị mới

Bước 2: Từ thanh công cụ bên trái giao diện, chọn “Chính sách” => “Quản lý chính sách 1 bộ sưu tập”

Bước 3: Chọn tên bộ sưu tập cần chỉnh sửa thông tin => chọn thẻ “Chi tiết”. Khi đó, giao diện chương trình hiển thị như sau:

Bước 4: Chỉnh sửa các thông tin cần thiết của bộ sưu tập: tên bộ sưu tập, mô tả, giới thiệu… bằng cách click chuột vào các nội dung tương ứng sau đó chỉnh sửa nội dung

Bước 5: Click chuột vào dấu tích () phía bên phải mà hình để hệ thống lưu lại những thay đổi, nhấn vào nút dấu nhân (x) để hủy việc chỉnh sửa

2.3 Xóa bộ sưu tập

Để xóa bộ sưu tập làm theo hướng dẫn dưới đây:

$c:\users\thu thuy\desktop\note.jpg$ Việc xóa các bộ sưu tập sẽ kéo theo việc xóa các tài liệu và các tệp tin thuộc bộ sưu tập. Các chính sách phân quyền liên quan đến bộ sưu tập cũng sẽ bị xóa bỏ.

Bước 1: Đăng nhập tài khoản phân quyền

Bước 2: Chọn đơn vị có chứa bộ sưu tập cần xóa

Bước 3: Chọn tên bộ sưu tập muốn xóa => click vào thanh quản trị bộ sưu tập bên phải giao diện, chọn “Chỉnh sửa”

Bước 4: Giao diện chỉnh sửa bộ sưu tập hiển thị như sau: Chọn “Xóa bộ sưu tập này”

Bước 5: Chọn xác nhận “Xóa” để hoàn tất việc xóa bộ sưu tập.

Quản lý chính sách bộ sưu tập

Để quản lý chính sách của 1 bộ sưu tập tiến hành như sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị dspace => vào trang quản trị mới

Bước 2: Từ thanh công cụ bên trái giao diện, chọn “Chính sách” => “Quản lý chính sách 1 bộ sưu tập”

Hoặc từ giao diện chính của chương trình, chọn ô “Chính sách” => “Quản lý chính sách 1 bộ sưu tập”

Bước 3: Chọn tên bộ sưu tập cần quản lý chính sách, chương trình hiển thị như sau:

Bước 4: Tiến hành thêm/sửa/xóa chính sách theo chính sách phân quyền của thư viện:

Để thêm 1 chính sách mới:

Tích chuột vào ô trống tương ứng chính sách phân quyền cho nhóm người dùng => chọn “Lưu”

Để chỉnh sửa/ xóa chính sách:

Chỉnh sửa, xóa chính sách bằng cách tích chuột vào quyền hiện tại, bỏ dấu tích trong ô trống => nhấn nút “Lưu”

2.3 Quản lý chính sách nâng cao

$description: c:\users\thu thuy\desktop\note.jpg$ Sau khi thiết lập lại chính sách phân quyền cho một bộ sưu tập, quản trị cần sử dụng công cụ quản trị chính sách nâng cao để đồng bộ hóa lại chính sách áp dụng cho toàn bộ tài liệu trên bộ sưu tập. Bởi vì:

Nếu không thiết lập lại chính sách nâng cao sau khi thay đổi chính sách bộ sưu tập, quyền đã thay đổi chỉ tác động lên những tài liệu được nhập sau này (tính từ lúc thay đổi quyền trên bộ sưu tập) mà không tác động lên những tài liệu được đã tồn tại trong bộ sưu tập.

Quy trình thiết lập quyền trong chính sách nâng cao thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị dspace => vào trang quản trị

Bước 2: Từ thanh công cụ bên trái giao diện, chọn “Chính sách” => “Quản lý chính sách một bộ sưu tập”

Hoặc từ giao diện chính của chương trình, chọn ô “Chính sách” => “Quản lý chính sách một bộ sưu tập”

Bước 3: Chọn tên bộ sưu tập cần quản lý chính sách => sau đó chọn thẻ “Chính sách nâng cao” => click chuột vào thẻ “Chính sách nâng cao”

Bước 4: Thiết lập lại quyền trên chính sách nâng cao

Bước 4.1. Xóa quyền liên quan đến chính sách chuẩn bị thiết lập:

Ở bước này, quản trị có thể lựa chọn 2 kiểu xóa quyền:

Kiểu 1: Chọn một kiểu nội dung (tài liệu hay chuỗi dữ liệu số) cần thiết lập lại sau đó chọn “Xóa quyền” (khi đó, hệ thống sẽ tác động lên toàn bộ quyền liên quan đến kiểu nội dung mà chúng ta xóa. Ví dụ khi xóa kiểu nội dung chuỗi dữ liệu số, hệ thống sẽ xóa toàn bộ các chính sách liên quan đến việc xem trực tuyến và tải tài liệu trên bộ sưu tập).

Kiểu 2: Chọn 1 kiểu nội dung cần thiết lập => chọn nhóm người dùng và chọn quyền => chọn nút “Xóa quyền định sẵn” (khi đó, hệ thống sẽ chỉ xóa quyền đã chọn mà không xóa toàn bộ các quyền liên quan đến kiểu nội dung đó). Ví dụ, chọn kiểu nội dung là Chuỗi dữ liệu số, nhóm người dùng là Anonymous với quyền DEFAULT_BISTREAM_DOWNLOAD => sau đó chọn “Xóa quyền định sẵn”. Khi đó, quyền xem tài liệu trực tuyến DEFAULT_BISTREAM_VIEW vẫn giữ nguyên và không bị ảnh hưởng.

Bước 4.2. Sau khi hoàn tất việc xóa quyền, thiết lập lại các quyền bằng cách chọn tên bộ sưu tập, chọn 1 kiểu nội dung (liên quan đến tài liệu hay các tệp tin toàn văn), chọn nhóm người dùng cần phân quyền, sau đó chọn quyền và kết thúc thao tác bằng cách chọn nút “Thêm quyền”

Quản trị tài liệu

3.1 Xem thông tin mô tả tài liệu

Để xem thông tin mô tả tài liệu thao tác như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào dspace => Vào trang quản trị mới

Bước 2: Từ công cụ quản trị phía bên trái màn hình, chọn ô “Chính sách” => Kích đúp chuột vào tên đơn vị => kích đúp chuột vào tên bộ sưu tập chứa tài liệu cần tìm => chọn 1 tài liệu bằng cách kích chuột vào tên tài liệu.

Bước 3: Chọn thẻ “Chi tiết”

Chương trình hiển thị các thông tin mô tả chi tiết cho tài liệu và các tệp tin số đính kèm như hình trên.

3.2 Cập nhật siêu dữ liệu (chỉnh sửa thông tin mô tả tài liệu)

Để chỉnh sửa các siêu dữ liệu của tài liệu tiến hành theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Đăng nhập vào dspace => Vào trang quản trị mới

Bước 2: Từ công cụ quản trị phía bên trái màn hình, chọn ô “Chính sách” => Kích đúp chuột vào tên đơn vị => kích đúp chuột vào tên bộ sưu tập chứa tài liệu cần tìm => chọn 1 tài liệu bằng cách kích chuột vào tên tài liệu.

Bước 3: Chọn thẻ “Cập nhật siêu dữ liệu”

Khi đó, chương trình hiển thị như sau:

Bước 4: Chỉnh sửa siêu dữ liệu bằng cách kích chuột vào các giá trị tương ứng với mục cần chỉnh sửa:

Sau khi chỉnh sửa xong, kích chuột vào ô có dấu tích () để hệ thổng lưu lại, chọn ô chứa dấu nhân (x) để hủy bỏ

Bước 6: Chọn “Cập nhật” để hệ thống cập nhật lại các thay đổi

3.3 Quản trị chính sách phân quyền tài liệu

Để thực hiện các thao tác phân quyền cho tài liệu, tiến hành theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Dspace => Vào trang quản trị

Bước 2: Từ màn hình chính của giao diện, chọn ô “Chính sách” => Kích đúp chuột vào tên đơn vị => kích đúp chuột vào tên bộ sưu tập chứa tài liệu cần tìm => chọn 1 tài liệu bằng cách kích chuột vào tên tài liệu

Bước 3: Chọn thẻ “Quản lý chính sách”

Thiết lập các quyền tương ứng theo chính sách của thư viện.

Để một nhóm có thể nhìn thấy các siêu dữ liệu của tài liệu, đảm bảo rằng trong chính sách của tài liệu, nhóm đó phải có quyền ĐỌC SIÊU DỮ LIỆU (READ)
Muốn thiết lập cho một nhóm người dùng có quyền tải các tệp tin toàn văn của tài liệu; đảm bảo trong phần chính sách phân quyền của tài liệu, nhóm đó phải có quyền TẢI TÀI LIỆU (DEFAULT_BITSTREAMS_DOWNLOAD)
Muốn phân quyền cho một nhóm có quyền xem trực tuyến các tệp tin toàn văn của tài liệu; đảm bảo trong phần chính sách phân quyền của tài liệu, nhóm đó phải có quyền XEM TRỰC TUYẾN (DEFAULT_BITSTREAMS_VIEW)

3.4 Xóa, ẩn, chuyển tài liệu thành biểu ghi cá nhân

Để thực hiện các thao tác xóa, ẩn, chuyển biểu ghi tài liệu tiến hành theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Dspace => Vào trang quản trị mới

Bước 2: Chọn ô “Chính sách” => Kích đúp chuột vào tên đơn vị => kích đúp chuột vào tên bộ sưu tập chứa tài liệu cần tìm => chọn một tài liệu bằng cách kích chuột vào tên tài liệu

Bước 3: Chọn thẻ “Mở rộng”

Khi đó, chương trình hiển thị như sau:

Muốn ẩn tài liệu khỏi bộ sưu tập, chọn “Ẩn tài liệu”. Sau đó xác nhận lại câu hỏi của hệ thống bằng cách chọn “Chấp nhận”, chọn “Từ chối” để bỏ qua.
Các thao tác phục hồi khi tài liệu đang ẩn cũng tương tự

Chọn “Đồng ý” để hệ thống hoàn tất việc thực hiện

Khi đó, trạng thái hiển thị tài liệu vừa ẩn sẽ bị mờ đi

Muốn xóa tài liệu khỏi hệ thống, chọn “Xóa tài liệu”. Sau đó xác nhận lại câu hỏi của hệ thống bằng cách chọn “Chấp nhận” hoặc chọn “Từ chối” để bỏ qua.

Chọn “Đồng ý” để hệ thống hoàn tất viện thực hiện

Nếu không muốn public tài liệu cho người dùng, chọn “Chuyển thành biểu ghi cá nhân”. Sau khi thực hiện tính năng này, mọi người dùng sẽ không nhìn thấy và thao tác được với với tài liệu trừ quản trị Dspace.

Xác nhận lại câu hỏi của hệ thống bằng cách chọn “Chấp nhận” , chọn “Từ chối” để bỏ qua. Sau đó, chọn “Đồng ý” để hệ thống hoàn tất viện thực hiện.

Nếu muốn cho phép người dùng truy cập biểu ghi, tiến hành chuyển từ biểu ghi cá nhân thành biểu ghi công cộng, các thao tác tương tự.

Chuyển tài liệu từ bộ sưu tập này sang bộ sưu tập khác

Để chuyển tài liệu từ bộ sưu tập này sang bộ sưu tập khác, thao tác theo hướng dãn dưới đây

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị

Bước 2: Sử dụng các công cụ tìm kiếm để tìm và hiển thị tài liệu cần di chuyển

Bước 3: Click chuột vào thanh quản trị phía bên phải màn hình chọn nút “Chỉnh sửa”

Bước 4: Trong giao diện chỉnh sửa tài liệu, chọn “Di chuyển tài liệu”

Bước 5: Chọn bộ sưu tập đích chứa tài liệu đến trong phần “Chuyển đến bộ sưu tập”

$c:\users\thu thuy\desktop\note.jpg$ Nếu bạn chọn ô Sử dụng các chính sách mặc định của bộ sưu tập đích thì tài liệu được di chuyển sẽ được áp dụng chính sách của bộ sưu tập đích, nếu không chọn, tài liệu vẫn giữ nguyên chính sách ở bộ sưu tập cũ.

Bước 6: Chọn “Di chuyển” để hoàn tất quá trình chuyển tài liệu. Khi đó, toàn bộ các thông tin và các file đính kèm của tài liệu sẽ được hệ thống chuyển sang bộ sưu tập đích.

Xử lý các yêu cầu tài liệu của bạn đọc

Đối với một số bạn đọc không có quyền thao táo trên các tệp tin của tài liệu (xem, tải tài liệu) mà chỉ có thể nhìn thấy thông tin mô tả chúng, khi có nhu cầu xem/ tải tài liệu bạn đọc có thể gửi yêu cầu cho quản trị (các thao tác phần hướng dẫn bạn đọc)

Tùy theo mức độ quan trọng của tài liệu mà cán bộ nhập liệu sẽ quyết định có gửi cho bạn đọc bản sao tài liệu hay thiết lập cho bạn đọc có quyền thao tác trên nội dung của tài liệu đó hay không.

Khi 1 yêu cầu tài liệu của bạn đọc được gửi đến Email của hệ thống và Email của cán bộ nhập liệu tài liệu được yêu cầu, quy trình xử lý yêu cầu tài liệu của bạn đọc được thao tác như sau:

Bước 1: Mở Email của cán bộ nhập liệu/ email hệ thống:

Trong mail này chứa thông tin về bạn đọc, handle của tài liệu được yêu cầu và lời nhắn của bạn đọc

Bước 2: Nhấp chuột vào link liên kết yêu cầu được được gửi đến trong mail để thực hiện quy trình phản hồi yêu cầu của bạn đọc. Hệ thống sẽ link đến trang sau:

Bước 3: Xử lý yêu cầu:

Từ chối yêu cầu: Chọn “Không gửi bản sao”. Giao diện chương trình hiển thị:

Đây là giao diện để soạn email từ chối yêu cầu của bạn đọc. Chủ đề và nội dung tin nhắn (lý do từ chối) đã được mặc định, tuy nhiên cán bộ thư viện có thể chỉnh sửa với nội dung phù hợp hơn.

Sau khi sửa nội dung tin nhắn, nhấn nút “Gửi” để gửi mail hoặc nhấn “Quay lại” để chọn lại thao tác. Khi đó, bạn đọc sẽ nhận được email thông báo như sau:

Đáp ứng yêu cầu: Chọn “Gửi bản sao”: Nếu bạn chọn nút này, giao diện hiện ra như sau:

Giao diện trên giúp bạn soạn một email để chấp nhận yêu cầu của bạn đọc. Bạn có thể chỉnh sửa tin nhắn sao cho phù hợp sau đó nhấp vào nút “Gửi”. Email gửi đến cho bạn đọc sẽ hiển thị bao gồm tin nhắn và file đính kèm của tài liệu

Như vậy, quá trình xử lý yêu cầu tài liệu đã hoàn thành.

3.7 Các thao tác với dữ liệu theo lô

Từ phiên bản Dspace 5.0, việc import dữ liệu theo lô được thao tác dễ dàng trên nền web, cho phép người quản trị có thể import dữ liệu theo lô với 2 phương thức: Import dữ liệu theo lô (tất cả các file của tài liệu, bao gồm cả siêu dữ liệu và các tệp tin đính kèm) và import siêu dữ liệu theo lô.

3.7.1 Nhập dữ liệu theo lô

Khi thư viện có nhiều tài liệu cần tải lên dspace, việc nhập từng tài liệu sẽ gây mất thời gian cho cán bộ thư viện. Tính năng nhập dữ liệu theo lô cho phép thư viện tải nhiều dữ liệu lên cùng 1 lúc. Để Import tài liệu theo lô được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Dspace => Vào trang quản trị

Bước 2: Từ công cụ quản trị phía bên trái màn hình, chọn “Nội dung” => “Nhập dữ liệu theo lô”

Giao diện nhập dữ liệu theo lô được hiển thị như sau:

Chọn file dữ liệu muốn import vào thư viện theo lô (định dạng Zip)
Chọn bộ sưu tập sẽ chứa các dữ liệu được import
Có thể chọn nhiều bộ sưu tập để import tài liệu vào cùng một lúc.

Bước 3: Chọn “Tải lên”

Sau khi quá trình tải dữ liệu theo lô được thực hiện:

Hệ thống sẽ hiển thị một thông báo ngay trên trang mà người quản trị đang làm việc:

Đồng thời hệ thống cũng gửi thông báo việc nhập dữ liệu theo lô thành công tới email của người quản trị

Bước 4: Vào trang cá nhân để kiểm tra tiến độ việc nhập dữ liệu theo lô

Trên trang cá nhân, hệ thống sẽ lưu lại lịch sử của việc nhập dữ liệu theo lô theo tài khoản đang đăng nhập. Thông qua trang này, người dùng có thể biết được chi tiết thời gian nhập dữ liệu theo lô, và cụ thể thao tác đó thành công hay thất bại.

Để xem các thông tin liên quan đến việc nhập liệu, chọn (Xem thêm thông tin), khi đó chương trình hiên thị như sau:

Từ giao diện này, chúng ta có thể:

Chọn “Hiển thị các tài liệu đã nhập” để hệ thống hiển thị ID định danh các tài liệu mà chúng ta vừa nhập lên

Chọn “Tải giản đồ dữ liệu” để tải xuống các định danh của tài liệu vừa nhập lên thư viện
Chọn “Xóa tất cả các tài liệu đã nhập” nếu bạn muốn xóa tất cả các tài liệu đã được thao tác nhập theo lô

$description: c:\users\thu thuy\desktop\note.jpg$ Trong trường hợp nhập liệu theo lô không thành công, Dspace có thể hỗ trợ khả năng tiếp tục làm việc với các tài liệu nhập theo lô và tải lên một tập tin mới:

Nhập siêu dữ liệu theo lô

Tính năng này cho phép người quản trị import nhiều siêu dữ liệu vào hệ thống cùng 1 lúc bằng cách import file dữ liệu định dạng CSV.

Để tiến hành nhập siêu dữ liệu theo lô, người quản trị phải chuẩn bị sẵn 1 file dữ liệu theo đúng định dạng CSV của hệ thống

Giá trị trong cột id đầu tiên phải là dấu “+” để hệ thống hiểu đây là việc thêm mới các siêu dữ liệu
Giá trị bộ sưu tập phải chính xác là id của bộ sưu tập cần tải các siêu dữ liệu lên.

Bước 1: Đăng nhập vào Dspace => Vào trang quản trị

Bước 2: Từ công cụ quản trị phía bên trái màn hình, chọn “Nội dung” => “Nhập siêu sữ liệu”

Bước 3: Chọn file chứa các siêu dữ liệu cần nhập, sau đó chọn “Tải lên”

Các giá trị siêu dữ liệu của tài liệu được hiển thị ra như sau:

Bước 4: Chọn “Cập nhật thay đổi” để hệ thống hoàn tất việc tải các siêu dữ liệu lên. Hệ thống sẽ có 1 thông báo như sau:

$c:\users\thu thuy\desktop\note.jpg$ Đối với các file CSV được tiến hành xuất ra và nhập lại cùng 1 hệ thống (xuất dữ liệu từ bộ sưu tập A và import vào bộ sưu tập B trong cùng hệ thống, chương trình sẽ tự động chuyển các dữ liệu và các tệp tin từ bộ sưu tập A sang bộ sưu tập B, có nghĩa là bộ sưu tập A lúc này không còn dữ liệu. Tính năng này được khuyến khích sử dụng khi thư viện muốn chuyển toàn bộ dữ liệu từ bộ sưu tập này sang bộ sưu tập khác).

Chỉnh sửa, thay thế siêu dữ liệu theo lô

Dspace cho phép chỉnh sửa siêu dữ liệu của các tài liệu trong hệ thống cùng một lúc. Người quản trị có thể chỉnh sửa các siêu dữ liệu của tài liệu trong cùng một bộ sưu tập hoặc bất kì tài liệu nào mong muốn. Các thao tác thực hiện như sau:

Bước 1. Chuẩn bị file dữ liệu (định dạng csv)

Cách 1: Tự gõ các thông tin cần chỉnh sửa: Trong file chứa các thông tin như: ID của tài liệu, handle của bộ sưu tập chứa tài liệu và các trường siêu dữ liệu. Thông tin về mỗi tài liệu nằm trên một dòng.

Cách 2: Xuất siêu dữ liệu của những tài liệu cần chỉnh sửa từ hệ thống.

$description: c:\users\thu thuy\desktop\note.jpg$ Để không bị lỗi phông chữ, người dùng cần chỉnh sửa, nhập thông tin file csv bằng công cụ Notepad++.

Tiến hành chỉnh sửa những thông tin cần thiết và lưu lại. Ví dụ: Chỉnh sửa tên tác giả, nhan đề, năm xuất bản…

Bước 2: Từ công cụ quản trị phía bên trái màn hình, chọn “Nội dung” => “Nhập siêu sữ liệu”

Bước 3: Chọn file chứa các siêu dữ liệu cần nhập, sau đó chọn “Tải lên”

Bước 4: Chọn “Cập nhật thay đổi” để hệ thống hoàn tất việc tải các siêu dữ liệu lên.

Ẩn dữ liệu theo lô

Đối với 1 số tài liệu mà thư viện muốn tạm ngưng sử dụng, có thể tiến hành ẩn các tài liệu đó khỏi bộ sưu tập (khi đó bất kể người dùng nào, kể cả người quản trị cũng không nhìn thấy tài liệu có trong bộ sưu tập). Để ẩn siêu dữ liệu theo lô tiến hành thao tác như sau:

Bước 1: Xuất các siêu dữ liệu cần ẩn sau đó mở file CSV vừa xuất ra bằng công cụ notepad++

Bước 2: Thêm 1 giá trị “action” sau id của bộ sưu tập và nhập vào đó lệnh “withdraw” đối với các tài liệu cần ẩn sau đó lưu lại (Lưu ý: Để tránh việc định dạng file bị thay đổi, sau khi chỉnh sửa chúng ta nên lưu đè lên file cũ thay vì lưu sang 1 file mới)

Các thao tác tiếp theo tương tự việc nhập siêu dữ liệu

Bước 3: Đăng nhập tài khoản và vào trang quản trị

Bước 4: Từ công cụ quản trị phía bên trái màn hình, chọn “Nội dung” => “Nhập siêu sữ liệu”

Bước 5: Kích chuột vào “Chọn tệp” và chọn file dữ liệu vừa chỉnh sửa ở bước 2, sau đó chọn “Tải lên”

Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin được ẩn của tài liệu như hình dưới đây

Bước 5: Chọn “Cập nhật” để hệ thống hoàn tất việc ẩn tài liệu, chọn “Hủy” nếu bạn muốn bỏ qua việc ẩn tài liệu.

Sau khi chọn “Cập nhật”, hệ thống sẽ hiển thị 1 thông báo như sau:

Phục hồi các dữ liệu theo lô

Đối với các tài liệu đã bị ẩn, thư viện có thể phục hồi lại chúng vào đúng bộ sưu tập mà trước đó nó đã tồn tại, hoặc chúng ta cũng có thể khôi phục lại nhưng cho nó vào bộ sưu tập mới

Bước 1: Xuất siêu dữ liệu của bộ sưu tập mà chứa tài liệu đã bị ẩn trước đó, sau đó mở file CSV vừa xuất ra bằng công cụ notepad++/ hoặc mở lại file đã sử dụng khi ẩn tài liệu

Bước 2: Thêm cột “action” sau cột id của bộ sưu tập và nhập vào đó lệnh “reinstate” đối với các tài liệu cần ẩn sau đó lưu lại

Nếu sử dụng lại file khi ẩn tài liệu, chỉ cần thay thế hành động “withdraw” bằng “reinstate”

Thực hiện thao tác như trên nếu bạn muốn phục hồi tài liệu vào đúng bộ sưu tập lưu trữ tài liệu ban đầu. Nếu muốn phục hồi tài liệu đã ẩn vào 1 bộ sưu tập mới, cần thay đổi id cũ bằng id của bộ sưu tập mới sau đó lưu lại

Bước 3: Đăng nhập trang quản trị => Chọn “Nội dung” => “Nhập siêu dữ liệu”

Bước 4: Kịch chuột vào “Chọn tệp” và chọn file dữ liệu vừa chỉnh sửa ở bước 2, sau đó chọn “Tải lên”

Bước 5: Chọn “Cập nhật” để hệ thống hoàn tất việc ẩn tài liệu, chọn “Hủy” nếu bạn muốn bỏ qua việc ẩn tài liệu.

Xóa siêu dữ liệu theo lô

Để xóa siêu dữ liệu theo lô tiến hành thao tác như sau:

Bước 1: Mở file CSV chứa các tài liệu cần xóa bằng công cụ Notepad++

Bước 2: Thêm cột “action” sau cột id của bộ sưu tập và nhập vào đó lệnh “Expunge” đối với các tài liệu cần xóa sau đó lưu lại (Lưu ý : Sau khi chỉnh sửa, tiến hành lưu đè lên file hiện tại thay vì lưu sang 1 file mới để tránh mất định dạng CSV ban đầu)

Bước 3: Thêm câu lệnh Expunge = TRUE trong file config của phần mềm

Vì việc xóa các tài liệu ra khỏi hẳn hệ thống sẽ không lấy lại được, nên việc xóa các dữ liệu theo lô cần thêm 1 câu lệnh trong file config của phần mềm (cần đến cán bộ có hiểu biết về công nghệ thông tin)

Các thao tác tiếp theo tương tự như phần nhập siêu dữ liệu:

Bước 4: Đăng nhập trang quản trị => chọn “Nội dung” => “Nhập siêu dữ liệu”

Bước 5: Chọn file chứa những dữ liệu cần xóa => sau đó chọn “Tải lên”

Bước 6: Chọn “Cập nhật” để hệ thống hoàn tất việc xóa, chọn “Hủy” nếu bạn muốn bỏ qua việc xóa dữ liệu theo lô.

Каталог: bitstream -> DL 123456789
bitstream -> Cẩm nang cho ngưỜi sắp mua cái máY Ảnh số ĐẦu tiêN
DL 123456789 -> Pl8-Mau bao cao tong ket nhiem vu htqt cap vhl
DL 123456789 -> Tổng quan về thiết bị VI lưu Sự phát triển của thiết bị VI lưu
DL 123456789 -> Ngày hội sáng tạo Tổ: Hành chính văn phòng
DL 123456789 -> Tổng quan về thiết bị VI lưu Sự phát triển của thiết bị VI lưu
DL 123456789 -> Các vua kế vị đều là những hôn quân hoặc yếu ớt. Đến năm
DL 123456789 -> Pl8-Mau bao cao tong ket nhiem vu htqt cap vhl