Bộ NỘi vụ chưƠng trình bồi dưỠng công chức chuyên trách cải cách hành chính hà NỘI, tháng 12/2013



tải về 1.62 Mb.
trang8/15
Chuyển đổi dữ liệu10.11.2017
Kích1.62 Mb.
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15

Nơi nhận: TM UBND TỈNH

- Bộ Nội vụ; CHỦ TỊCH/PHÓ CHỦ TỊCH

-…

(ký tên, đóng dấu)


Nguyễn Văn A

CHUYÊN ĐỀ 4: THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CCHC
Phạm Minh Hùng, Phó Vụ trưởng

Vụ Cải cách hành chính, Bộ Nội vụ
A. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THEO DÕI,

ĐÁNH GIÁ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH
I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ DỰA TRÊN KẾT QUẢ

Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả là công cụ quản lý đặc biệt mà các Chính phủ có thể sử dụng để theo dõi kết quả, đồng thời cung cấp thông tin ngược trở lại cho công tác quản trị quốc gia và đưa ra quyết định. Trong triển khai công tác cải cách hành chính ở nước ta, theo dõi, đánh giá là một giải pháp quan trọng trong công tác quản lý, bảo đảm sự thành công của việc triển khai các chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ cải cách hành chính của Chính phủ và các bộ, ngành, địa phương.



1. Khái niệm theo dõi, đánh giá

- Theo dõi là một hoạt động liên tục được sử dụng để thu thập một cách có hệ thống các thông tin, dữ liệu theo một hoặc một số chỉ số xác định nào đó, nhằm cung cấp cho các nhà quản lý và các bên liên quan về một tác động đang diễn ra, chỉ báo cho biết mức độ phát triển, kết quả đạt được của từng mục tiêu, tiến bộ trong sử dụng các nguồn lực được phân bổ.

Theo dõi là thông tin tình trạng tương đối của chính sách, chương trình và dự án tại một thời điểm nào đó (hoặc trong một khoảng thời gian nào đó) so với các tiêu chí và kết quả cuối cùng tương ứng.

- Đánh giá là việc xem xét một cách có hệ thống và khách quan về chương trình, dự án đang được tiến hành hoặc đã hoàn thành, bao gồm tất cả các khâu: thiết kế, thực thi và kết quả. Mục đích của đánh giá là nhằm xác định tính hợp lý và tính hiện thực của các mục tiêu, tính hiệu quả, khả năng phát triển và tính bền vững của chương trình, dự án. Quá trình đánh giá phải cung cấp các thông tin đáng tin cậy, hữu ích, cho phép sử dụng các kết luận và tiến trình ra quyết định của các nhà quản lý.

Theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả là việc mở rộng chức năng của theo dõi, đánh giá truyền thống sang tập trung chú ý vào kết quả và tác động. Đánh giá có thể được định nghĩa là việc xem xét một cách hệ thống và khách quan nhất có thể về một sự can thiệp dự kiến, đang tiến hành hay đã hoàn thành. Mục đích của đánh giá là xác định tính hợp lý của các mục tiêu, tính hiệu quả, tác động và tính bền vững để có thể đưa ra các bài học kinh nghiệm vào quá trình ra quyết định.

Cụ thể là, kiểu đánh giá này trả lời các câu hỏi “vì sao?”, tức là cái gì đã gây ra sự thay đổi đang được theo dõi; “như thế nào?” hay là tiến trình nào dẫn đến các kết quả thành công hay thất bại; câu hỏi “tuân thủ và trách nhiệm”, tức là các hoạt động đã hứa có được thực hiện như kế hoạch không? Đánh giá bổ khuyết cho theo dõi theo nghĩa là khi hệ thống theo dõi, đánh giá gửi tín hiệu rằng các hoạt động đang đi chệch hướng thì những thông tin đánh giá tốt có thể giúp làm rõ thực tế và các xu hướng đã được ghi nhận qua hệ thống theo dõi.

2. Đặc trưng của các hệ thống theo dõi, đánh giá

a) Hệ thống theo dõi, đánh giá truyền thống

Hệ thống này tập trung đánh giá việc thực hiện, được thiết kế để giải quyết các vấn đề tuân thủ, trả lời câu hỏi “họ đã thực hiện điều đó chưa?”; “họ đã huy động đầu vào cần thiết chưa?”; “họ thực hiện các hành động đã được thống nhất chưa?”; “họ đã cung cấp các đầu ra (hàng hoá, dịch vụ) như đã định chưa?”. Tuy nhiên, cách tiếp cận này không giúp cho các nhà hoạch định chính sách, nhà quản lý và các bên liên quan hiểu được sự thành công cũng như thất bại của dự án, chương trình hay chính sách cụ thể.

b) Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả

Hệ thống này được thiết kế để trả lời câu hỏi: “rồi sao nữa?”; “các đầu ra đã được tạo ra rồi sao nữa?”; “các hoạt động (được thống nhất) đã hoàn thành, rồi sao nữa?”; “đầu ra các hoạt động này đã được tính toán xong, rồi sao nữa?”. Hệ thống dựa trên kết quả cung cấp thông tin phản hồi và các kết quả thực tế và mục tiêu hoạt động của Chính phủ.

Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả giúp trả lời các câu hỏi:

- Các mục tiêu của tổ chức là gì?

- Các mục tiêu này có đạt được không?

- Kết quả thực hiện có thể chứng minh bằng cách nào?

HỆ THỐNG THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ DỰA TRÊN KẾT QUẢ TRONG CCHC

Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả là một quá trình liên tục thu thập và phân tích số liệu để so sánh với kết quả dự định xem dự án, chương trình hay chính sách được thực hiện tốt đến mức nào. Như vậy “kết quả” ở đây được hiểu là gồm đầu ra, kết cục và tác động.

Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả cũng hỗ trợ tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong tổ chức hay chính quyền. Các bên hữu quan kể cả nội bộ lẫn bên ngoài sẽ có thông tin tốt hơn về tình hình thực hiện, nếu chứng tỏ được kết quả tích cực cũng có thể giúp thu hút được sự ủng hộ của dân chúng. Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả cung cấp thông tin then chốt và giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định với đầy đủ thông tin hơn.

3. Các bước tiến hành xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả

Có nhiều các cách tiếp cận khác nhau trong việc xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá:

- Cách 1: Toàn bộ Chính phủ hướng tới thiết lập một hệ thống theo dõi, đánh giá (M&D) rộng lớn cho toàn bộ các cơ quan Chính phủ, thiết kế và thực hiện các hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả toàn diện, bao trùm nhiều lĩnh vực và chính sách. Cách này được các nước như Mỹ, Australia, Canada áp dụng.

- Cách 2: Chọn một số bộ, ngành xây dựng trước, các bộ, ngành được xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá một cách tuần tự. Do các bộ, ngành khác nhau đang ở trong giai đoạn xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá khác nhau. Hay thực tế, Chính phủ có thể không đủ khả năng đưa tất cả các bộ, ngành chuyển động một cách đồng bộ. Cách này là cách tiếp cận hạn chế và có tính chất tập trung vào một bộ phận. Như vậy có thể chọn một địa phương, vùng hay một số bộ, ngành quan trọng để thử nghiệm hệ thống theo dõi, đánh giá.

- Cách 3: cho các ứng dụng của chương trình dựa trên kết quả là tập trung vào một nhóm đối tượng khách hàng cụ thể.

Ngân hàng thế giới (WB) đã đưa ra 10 bước xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả trong nền hành chính. Mô hình 10 bước này không phải là một dải tuyến tính chặt chẽ và cũng không diễn ra tuần tự. Trong quá trình xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá kết quả hoạt động thì các bước này sẽ phải làm đi làm lại. Việc phát triển và điều chỉnh tổ chức sẽ phải diễn ra trong thời gian dài và nhu cầu của người dùng tin rằng cũng sẽ thay đổi. Vì vậy, hệ thống đòi hỏi phải có tính mềm dẻo và khả năng thích ứng để xác định các nguồn số liệu, các kỹ thuật thu thập và phân tích báo cáo mới.

Để đơn giản hoá và phù hợp với theo dõi, đánh giá cải cách hành chính, vận dụng quy trình xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị cho việc xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả;

Bước 2: Xác định các kết quả cần theo dõi, đánh giá

Bước 3: Lựa chọn các chỉ số, chỉ tiêu

Bước 4: Xây dựng phương pháp theo dõi, đánh giá

Bước 5: Lập báo cáo và sử dụng báo cáo



Bước 1: Chuẩn bị cho việc xây dựng hệt thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả

Để trả lời câu hỏi vì sao chúng ta muốn xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả? Chúng ta phải hoàn thành nhiều công việc trước khi bắt tay vào xây dựng, đó là việc đánh giá mức độ sẵn sàng.

Đánh giá mức độ sẵn sàng khác với đánh giá nhu cầu, đó là đánh giá nhu cầu giả định có một câu hỏi căn bản cần trả lời liệu Chính phủ có cần hệ thống như vậy không; đánh giá mức độ sẵn sàng giả định Chính phủ cần hệ thống như vậy và tìm xem Chính phủ đã sẵn sàng hay chưa và có khả năng xây dựng, sử dụng và duy trì hay không?

Đánh giá mức độ sẵn sàng dựa trên 8 câu hỏi cơ bản:

1) Áp lực tiềm ẩn nào đòi hỏi phải có hệ thống theo dõi, đánh giá trong khu vực công, tại sao?

Do đòi hỏi về cải cách quản trị khu vực công và tăng cường trách nhiệm và tính minh bạch cũng như đòi hỏi chống tham nhũng.

2) Ai ủng hột hệ thống theo dõi, đánh giá?

- Chính phủ;

- Các nhà quản lý và hoạch định chính sách có tư tưởng cải cách;

- Người dân.

3) Động cơ chính trị nào thúc đẩy việc hỗ trợ xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá?

4) Ai là người nắm hệ thống theo dõi, đánh giá. Ai được hưởng lợi từ hệ thống theo dõi, đánh giá. Khối lượng thông tin mà họ cần nắm?

5) Hệ thống theo dõi, đánh giá có thể hỗ trợ trực tiếp việc phân bổ nguồn lực hợp lý hơn và đạt được mục tiêu của chương trình như thế nào?

Bản thân theo dõi, đánh giá không phải là mục đích, nó là một công cụ được dùng để tạo điều kiện cho quản trị quốc gia tốt, công tác quản trị hiện đại, cải cách và tinh thần trách nhiệm cao hơn. Hệ thống theo dõi, đánh giá hỗ trợ các nhà hoạch định chính sách theo dõi và cải thiện các kết quả, cũng như phân bổ nguồn lực nhờ thông tin phản hồi liên tục nên Chính phủ, tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn.

6) Phản ứng thế nào khi hệ thống theo dõi, đánh giá cung cấp thông tin xấu?

Đánh giá mức độ sẵn sàng giúp xác định được những rào cản, trở ngại về cơ cấu, văn hoá, chính trị hoặc cá nhân trong một tổ chức cụ thể.

7) Năng lực hỗ trợ hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả nằm ở đâu?

Đánh giá mức độ sẵn sàng cung cấp các chỉ dẫn hữu ích để xác định nơi có thể tìm thấy thông tin. Ví dụ, đơn vị nào trong Chính phủ có sẵn sàng năng lực theo dõi, đánh giá hay không/có thể tìm thấy số liệu này ở chính quyền trung ương, ngành hay các bộ chủ quản hoặc sẵn có trong các bộ chịu trách nhiệm lập kế hoạch.

8) Hệ thống theo dõi, đánh giá sẽ kết nối các chương trình, dự án, ngành và các mục tiêu quốc gia như thế nào?

Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả cấp độ dự án mà không được đồng bộ hoá với các mục tiêu của chương trình thì sẽ không có tác dụng vượt ngoài phạm vi của dự án đó. Thông tin cần được chia sẻ, trao đổi giữa các cấp, từng cấp phải bảo đảm việc sử dụng và chia sẻ thông tin theo chiều ngang, kể từ lúc thu thập đến lúc phân tích. Mục đích tạo được hệ thống minh bạch và đồng bộ giữa các cấp chính quyền, thông tin cũng phải được trao đổi lên xuống trong hệ thống Chính phủ chứ không chỉ được thu thập, lưu trữ, sử dụng tại một cấp chính quyền duy nhất. Chia sẻ thông tin như vậy giúp bảo đảm các chính sách, chương trình, dự án được gắn kết và điều phối chặt chẽ.



Bước 2: Xác định các kết quả cần theo dõi, đánh giá

Mục tiêu của chương trình (chẳng hạn Chương trình CCHC) thường mang tính dài hạn. Từ mục tiêu phân tích thành các kết quả thường mang tính trung hạn. Từ kết quả, người ta xác định các chỉ số, các chỉ số thường mang tính ngắn hạn.

Việc xác định các kết quả mô tả được thành công một cách cụ thể. Các chỉ số chỉ có tác dụng khi so sánh với cái đích đã định ra. Vì vậy, việc đo các chỉ số sẽ chỉ ra sự tiến bộ đạt được khi tiến tới cái đích đã định. Xác định kết quả có ý nghĩa quan trọng sống còn trong việc xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả. Xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá về cơ bản là một tiến trình ngoại suy mà đầu vào hoạt động, kết quả đều được rút ra từ hiệu quả. Có rất nhiều vấn đề cần được xem xét khi lựa chọn các kết quả cần theo dõi, đánh giá. Ở quốc gia, có thể có một số mục tiêu quốc gia, vùng hay ngành được đặt ra.

Quá trình tổng thể xác định và thống nhất về kết quả của chương trình, dự án nằm trong cả một tiến trình chính trị. Cần biết được mình đang ở đâu, tại sao lại đi đến đích đó, làm sao có thể biết được đã đến được đích hay chưa. Để đạt được sự đồng thuận về các hiệu quả cần theo dõi, đánh giá cần có các yếu tố sau đây:

- Xác định được người đại diện cụ thể của các bên hữu quan. Quan điểm và lợi ích của ai phải được ưu tiên.

- Xác định mối quan tâm chính của các nhóm đối tượng có liên quan. Cần phải lắng nghe nhiều ý kiến từ nhiều loại đối tượng. Dẫn chứng cần được đưa vào quá trình này để tạo lập một khu vực công dân chủ.

- Chuyển các vấn đề được đặt ra thành các kết quả. Cần phải ghi nhận là chuyển hoá các vấn đề thành các hiệu quả hoàn toàn khác với việc nhắc lại chúng. Các phát biểu về kết quả cho phép xác định hướng đi đến đích và con đường phía trước.

- Chia nhỏ để phản ánh được kết quả mong muốn. Kết quả cần đạt được chia đủ nhỏ để phản ánh được từng lĩnh vực liên quan. Cần chia nhỏ để trả lời được các câu hỏi: cho ai? ở đâu? bao nhiêu? tới lúc nào?

Đơn giản hoá và tập trung hoá kết quả giúp loại trừ các vấn đề phức tạp sau này, khi xây dựng hệ thống các chỉ số và các chỉ tiêu để theo dõi, đánh giá.

- Xây dựng kế hoạch đánh giá xem đạt được kết quả này như thế nào. Khi thực hiện theo dõi, đánh giá theo cách truyền thống là theo dõi, đánh giá đầu vào, hành động, đầu ra. Trong đó, yêu cầu làm rõ kết quả không thật sự được chú ý. Các nhà quản lý chỉ thực hiện các công việc đầu vào, giao việc cho người thực hiện và chờ đợi kết quả đầu ra. Nhược điểm của cách tiếp cận này là việc hoàn thành tất cả các hoạt động không đồng nghĩa với việc đạt được các hiệu quả mong muốn. Các hoạt động và kết quả rất quan trọng, chúng là điều kiện cần nhưng chưa đủ. Xác định các kết quả cần theo dõi, đánh giá là chuyển các vấn đề vướng mắc thành các kết quả cần đạt được của chương trình.

Thí dụ về các kết quả cần đạt đến suy ra từ các vấn đề vướng mắc đã được xác định trong Chương trình tổng thể CCHC nhà nước.

Vấn đề vướng mắc Kết quả cần đạt


Chức năng, nhiệm vụ QLNN chưa được xác định rõ ràng và phù hợp



Các cơ quan trong hệ thống hành chính được rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm



Hệ thống thể chế, chính sách chưa đồng bộ, còn chồng chéo và thiếu thống nhất



Xây dựng và hoàn thiện các thể chế, trước hết là thể chế kinh tế, thể chế tổ chức và hoạt động của hệ thống hành chính




Đội ngũ cán bộ, công chức còn yếu về phẩm chất, năng lực chuyên môn, kỹ năng hành chính

Đổi mới và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức



Bước 3: Lựa chọn các chỉ số, chỉ tiêu

a) Ý nghĩa của chỉ số

Chỉ số là các biến số định tính hoặc định lượng, là phương tiện đơn giản đo lường kết quả hoạt động. Chỉ số phản ánh các thay đổi có liên quan đến một biện pháp can thiệp hoặc góp phần đánh giá kết quả hoạt động so với mục tiêu đề ra.

Chỉ số kết quả không phải là bản thân kết quả. Chỉ số cần được xây dựng cho mọi cấp của hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả. Các chỉ số là điều cần thiết để kiểm tra sự tiến triển của chương trình từ đầu vào, hoạt động, kết quả và mục tiêu.

Xây dựng các chỉ số cơ bản để theo dõi kết quả cho phép các nhà quản lý đánh giá mức độ đạt được của các kết quả dự kiến. Xây dựng chỉ số là hoạt động cốt lõi trong việc xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả, nó chi phối tất cả các bước thu thập, đánh giá và báo cáo số liệu.



b) Xây dựng và lựa chọn chỉ số

Để lựa chọn và xây dựng chỉ số kết quả cần giải quyết các vấn đề cụ thể sau đây:

- Chỉ số cần thiết cho tất cả các cấp của hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả:

Xác định chỉ số để đo sự tiến triển có vai trò quan trọng trong việc cung cấp các thông tin phản hồi cần thiết cho hệ thống quản lý. Nó giúp cho các nhà quản lý thấy được các bộ phận của chương trình, dự án đạt được hoặc không đạt được kết quả như đã dự định. Bằng cách đo các chỉ số một cách thường xuyên, các nhà quản lý có thể biết được liệu các chương trình, dự án, chính sách có đi đúng hướng không. Các kết quả đạt được tốt hơn hay xấu hơn so với các chỉ tiêu dự kiến. Điều này tạo cơ hội để điều chỉnh hoặc chuyển dịch phương hướng dự án để thu thập các kinh nghiệm, bài học quý báu từ chương trình, dự án. Điều này cũng làm tăng thêm khả năng đạt được các kết quả mong muốn.

- Chuyển các kết quả thành các chỉ số phản ánh kết quả:

Khi nói về đo lường kết quả, cần chuyển hoá các kết quả này thành các chỉ số phản ánh kết quả của hoạt động có thể đo được. Thông qua việc đo lường thường xuyên các chỉ số về kết quả hoạt động, có thể xác định liệu có thể đạt được các mục tiêu đề ra hay không.

Khi lựa chọn các chỉ số, lợi ích của các bên có liên quan cần được tính đến. Như vậy, các kết quả cần được chia nhỏ để bảo đảm cho các chỉ số phù hợp với mối quan tâm của nhiều bên có liên quan, chứ không phải chỉ phù hợp cho một hữu quan duy nhất. Điều quan trọng là các chỉ số phải phù hợp với các nhà quản lý, điều này không có nghĩa là phải tìm ra đủ các chỉ số phù hợp với tất cả mọi đối tượng có liên quan. Quá trình chọn lựa các chỉ số là một quá trình phức tạp, trong đó quyền hạn của tất cả các bên có liên quan đều cần được xem xét và điều hoà. Ở mức tối thiểu, cần phải có các chỉ số trực tiếp đo lường kết quả mong muốn.
K
- Số cơ quan Chính phủ được xác định chức năng, nhiệm vụ

- Số cơ quan cấp tỉnh được xác định chức năng, nhiệm vụ

- Số đơn vị sự nghiệp được xác định chức năng, nhiệm vụ
ết quả Chỉ số



Các cơ quan trong hệ thống hành chính được xác định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng




- Số cuộc điều tra, đánh giá đội ngũ cán bộ, công chức

- Số hệ thống ngạch, bậc được sửa đổi

- Số cơ quan hành chính nhà nước được xác định cơ cấu công chức

- Số cơ quan hành chính, sự nghiệp được tinh giản biên chế

- Số thang bậc lương được cải cách

- Số công chức được đào tạo, bồi dưỡng



Đổi mới và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức





Bước 4: Xây dựng phương pháp theo dõi, đánh giá

Sau khi đã xây dựng được hệ thống chỉ số và chỉ tiêu cần tiến hành lắp ghép các khâu lại thành một hệ thống để thu thập các số liệu và sử dụng các thông tin thu thập được để theo dõi nhằm đạt được kết quả như mục tiêu đề ra trong chương trình hoặc dự án. Các số liệu thu được sẽ là bằng chứng cho các thành tích đã đạt được hoặc sẽ là cơ sở cho các điều chỉnh cần thiết trong các chương trình, dự án.

a) Theo dõi, đánh giá theo kết quả và theo dõi theo hoạt động

Một hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả không giống như theo dõi một chuỗi các kế hoạch công tác hàng năm. Theo dõi kế hoạch hoạt động hàng năm là cách thức mà các nhà quản lý theo truyền thống thường dùng để đánh giá xem các chương trình, dự án được thực hiện tốt đến mức nào. Theo cách tiếp cận truyền thống này, bước đầu tiên của các nhà quản lý là xác định công việc và giao việc cho nhân viên. Trong nhiều trường hợp, các nhà quản lý có thể sử dụng một biểu đồ công việc được gọi là biểu đồ Grant. Biểu đồ Grant là một công cụ quản lý được dùng để theo dõi hoạt động và đầu ra (kết quả) của chương trình, dự án. Tuy nhiên, công cụ này không cho biết kết quả mong muốn có đạt được hay không. Hoàn thành tất cả các công việc trong biểu đồ không có nghĩa là đơn vị (hoặc tổ chức) đó đạt được các kết quả và mục tiêu dự kiến hay không.

Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả tập trung các hoạt động vào việc đạt được các kết quả và quản lý từng chỉ số như đã trình bày trước đây. Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả không chú ý đến việc làm cho các hoạt động này phù hợp với các mục tiêu dự kiến, nên rất khó biết được các hoạt động này đóng góp vào mục tiêu chung như thế nào. Không nên nhầm lẫn giữa việc tích cực hoạt động với tính kết quả của công việc.

Các hoạt động có vai trò quan trọng trong việc quản lý và thực hiện các chương trình, dự án. Tuy nhiên, các hoạt động có thể tạo ra được một số kết quả nào đó nhưng các kết quả đó có thể có ý nghĩa hoặc không có ý nghĩa gì trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.

b) Các loại hình và cấp độ theo dõi

Có 2 loại theo dõi: theo dõi hoạt động và theo dõi kết quả

- Theo dõi hoạt động: là theo dõi các công việc đầu vào hoạt động, kết quả (đầu ra) được đặt trong các kế hoạch công việc hàng năm và nhiều năm.

- Theo dõi kết quả: là sử dụng các chỉ tiêu được đề ra trong mục tiêu phải đạt của chương trình hoặc dự án để xem xét các kết quả có thể mang lại từ các sản phẩm (hàng hoá, dịch vụ) được tạo ra trong chương trình, dự án.

Việc sử dụng các đầu vào và hoạt động để tạo ra đầu ra tốt đến mức nào cần được đo lường đầy đủ. Mặt khác, tính đồng bộ giữa đầu vào, hoạt động, đầu ra với kết quả mà người ta hy vọng đạt được cũng cần được theo dõi, đánh giá. Điều này dẫn tới khuôn khổ ngân sách dựa trên kết quả hoạt động.

Khuôn khổ ngân sách dựa trên kết quả là một hệ thống lập kế hoạch chỉ tiêu hoạt động với các điều kiện kinh tế vĩ mô công tác quản lý ngân sách, xác định mục tiêu ưu tiên ngành công tác quản lý hoạt động của chương trình đều tốt. Ngân sách dựa trên hiệu quả được hoạch định theo đầu ra (kết quả của chương trình) nhưng cũng giúp các nhà lãnh đạo quản lý theo kết quả.



Bước 5: Lập báo cáo và sử dụng báo cáo

Các thông tin về kết quả hoạt động được sử dụng như một công cụ quản lý. Các thông tin này được rút ra từ các hoạt động theo dõi, đánh giá. Cả hai loại hoạt động này đều cung cấp những thông tin thiết yếu, liên tục, kịp thời về tiến độ của chương trình, dự án.

1. Lập báo cáo:

Phân tích và báo cáo các phát hiện là một hoạt động cần thiết, cần được xác định báo cáo cái gì, khi nào và báo cáo cho ai?

- Cần có những phát hiện trong quá trình theo dõi, đánh giá:

Các phát hiện này cần được tìm ra để:

+ Minh hoạ cho tính trách nhiệm;

+ Để thuyết phục;

+ Để khám phá và tìm hiểu;

+ Để lưu trữ;

+ Để tranh thủ sự hậu thuẫn;

+ Để tăng cường sự hiểu biết.

- Hiểu rõ đối tượng báo cáo:

Cần giải đáp các câu hỏi:

+ Ai sẽ nhận được báo cáo?

+ Hình thức báo cáo?

+ Khi nào?

+ Ai sẽ viết báo cáo?

+ Ai sẽ cung cấp thông tin cho báo cáo?

- Trình bày dữ liệu về các kết quả hoạt động:

Cần báo cáo các dữ liệu sau đây:

+ Chi phí hoặc hiệu suất của chương trình, dự án;

+ Các số liệu thô;

+ Kiểm định thống kê;

+ Các đơn vị tham gia;

+ Địa điểm;

+ Những người tham gia;

+ Mức độ thoả mãn của khách hàng cao hay thấp, trung bình.

4 dạng báo cáo:

- Báo cáo tổng hợp đầy đủ:

+ Mục tiêu của báo cáo;

+ Mô tả hoạt động đánh giá: trọng tâm đánh giá, phương pháp đánh giá, những hạn chế của phương pháp đánh giá. Ai tiến hành, tiến hành khi nào.

+ Trình bày dữ liệu về các phát hiện một cách dễ hiểu. Sắp xếp các dữ liệu xoay quanh các câu hỏi nghiên cứu, các chủ đề chính hoặc hợp phần của chương trình.

+ Sử dụng các biểu bảng, đồ thị minh hoạ.

+ Kết luận: cần liên hệ chặt chẽ với các bằng chứng về kết quả hoạt động;

- Báo cáo tóm tắt: Thường được trình bày ngắn gọn, nêu lên các kết luận chính của hoạt động đánh giá.

- Trình bày bằng lời: Có thể sử dụng riêng biệt hình thức trình bày bằng lời hoặc kết hợp với báo cáo bằng văn bản. Cần chuẩn bị kỹ những vấn đề sau:

+ Người nghe là ai?

+ Họ cần nhớ những gì sau khi nghe trình bày?

+ Có bao nhiêu thời gian để trình bày?

+ Có những phương tiện gì hỗ trợ cho việc trình bày?

+ Phải pháp trước những tài liệu gì cho người nghe?

- Trình bày trực quan: Bằng đồ thị, hình vẽ, biểu đồ, bảng số liệu.

2. Sử dụng các phát hiện về kết quả hoạt động

Các phát hiện có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau. Có 10 cách sử dụng chủ yếu sau đây:

- Đáp ứng các đòi hỏi của các đại biểu dân cử và của người dân về tính trách nhiệm.

- Giúp xây dựng và luận chứng cho các đề nghị về ngân sách.

- Góp phần đưa các quyết định phân bố nguồn lực vào cuộc sống.

- Mở màn cho việc nghiên cứu sâu các vấn đề nảy sinh trong hiệu quả hoạt động.

- Giúp động viên cán bộ tiếp tục hoàn thiện chương trình.

- Đánh giá và theo dõi hiệu quả hoạt động của các nhà thầu, các bên được giao ngân sách.

- Cung cấp dữ liệu cho việc đánh giá chuyên sâu và chuyên môn hoá về chương trình.

- Giúp cung cấp dịch vụ được hiệu quả hơn.

- Hỗ trợ các nỗ lực lập kế hoạch chiến lược hoặc các kế hoạch dài hạn.

- Liên hệ chặt chẽ hơn với người dân và gây dựng lòng tin của người dân.

3. Duy trì hệ thống theo dõi, đánh giá

Có 6 yếu tố cơ bản để duy trì hệ thống theo dõi, đánh giá:

- Có nhu cầu: Việc đưa hệ thống theo dõi, đánh giá vào hoạt động quản lý thường xuyên là điều kiện tiên quyết cho sự bền vững của hệ thống.

- Vai trò, trách nhiệm rõ ràng: Cần xác lập vai trò trách nhiệm rõ ràng cho các tuyến quyền lực chính thức về mặt tổ chức và chính trị.

- Thông tin đáng tin cậy.

- Tính trách nhiệm: Không một bộ phận nào của hệ thống từ chối hợp tác trong hoạt động theo dõi, đánh giá.

- Năng lực: cần có các kỹ năng chuyên môn, kỹ năng quản lý để bảo đảm tính bền vững cho hệ thống.

- Có chế độ khuyến khích: Cần khuyến khích việc sử dụng các thông tin theo dõi, đánh giá. Áp dụng nhiều hình thức khuyến khích về tinh thần, vật chất, tổ chức, chế độ để duy trì hệ thống theo dõi, đánh giá.




Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©tieuluan.info 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương