ChưƠng 1: giới thiệu microsoft access 2003



tải về 87.95 Kb.
Chuyển đổi dữ liệu04.11.2018
Kích87.95 Kb.

CHƯƠNG 1: XÂY DỰNG BIỂU MẪU
1.1. Khái niệm Subform

Sub-form là kỹ thuật thiết kế giao diện rất mạnh, đáp ứng được những yêu cầu xử lý dữ liệu phức tạp mà kỹ thuật Single-form chưa thể đáp ứng. Có thể hiểu Sub-form là việc form này lồng trong form kia (có thể lồng trong nhau nhiều lớp).

Form sử dụng kỹ thuậ Subform phải có cấu trúc như sau:


  • Main form: là form chính (cha) mang thông tin có tính chất tổng quát

  • Sub-form: là form phụ (con) (được lồng vào form chính). Mang những thông tin có tính chất chi tiết, cụ thể từ thông tin chi tiết

Việc xử lý dữ liệu trên từng form có thể xử lý độc lập hoặc có quan hệ với nhau tuỳ theo mục đích công việc. Sub-form có thể được sử dụng trong các loại form nhập dữ liệu, hoặc sử dụng để hiển thị dữ liệu.

Ví dụ: Form hiển thị chi tiết các lớp – người dùng chỉ việc chọn lớp tương ứng thì danh mục các mặt hàng được hiển thị như sau:



1.2. Kỹ thuật Subform

1.2.1. Sử dụng Subform trong các fom nhập dữ liệu

Bài toán: Thiết kế form nhập thông tin hoá đơn bán hàng như sau:



  • Với yêu cầu này, phải tạo một form con cho phép hiển thị và nhập các thông tin về hàng bán

  • Phải tạo một form mẹ để nhập thông tin về hoá đơn bán hàng

  • Phải kết nối form mẹ với form con thông qua trường MaKhach.

Sử dụng Design View, cách làm như sau (yêu cầu thực hiện theo đúng thứ tự công việc các bước):

Bước 1: Tạo form con

- Tạo mới mới form ở chế độ Design View;

- Vì form con sẽ hiển thị dữ liệu dạng bảng nên phải thiết lập thuộc tính Default View cho form con là Datasheet;

- Thiết lập nguồn dữ liệu làm việc cho form con ở thuộc tính Record Source



Một màn hình thiết kế query xuất hiện. Hãy thiết lập query này như sau:





(Chú ý phải chọn đúng tên trường của các bảng đã chỉ dẫn)

Tiếp theo đóng màn hình thiết kế query

- Sử dụng cửa sổ Field List để đưa các trường cần thiết lên vùng Detail của form bao gồm: SoHD, NgayNhap, MaKhach, NoiDung, MaHang, SoLG, DonGia, Thanhtien

- Ghi lại form với một tên gọi (ví dụ: frmHangban) và đóng lại, chuẩn bị tạo form mẹ.



Bước 2: Tạo form mẹ

- Tạo mới mới form ở chế độ Design View;

- Thiết lập nguồn dữ liệu làm việc cho form mẹ ở thuộc tính Record Source bằng cách như sau:

Một màn hình thiết kế query xuất hiện. Hãy thiết lập query này như sau:


(Chú ý phải chọn đúng tên trường của các bảng đã chỉ dẫn)
Tiếp theo đóng màn hình thiết kế query

- Sử dụng cửa sổ Field List để đưa các trường cần thiết lên vùng Detail của form bao gồm: MaKHach, TenKhach, DiaChi, SDT

- Sử dụng đối tượng Subform\Subreport trên thanh công cụ ToolBox để đưa form con lên form mẹ. Sau khi đưa một đối tượng Subform\Subreport lên form, một hộp thoại xuất hiện;

Hãy chọn tên form con cần đưa lên ở danh sách Use an existing form.

Chọn xong nhấn Finish.

(Có thể đưa form con lên form mẹ bằng cách dùng chuột gắp tên form con thả lên form mẹ)




  • Ghi lại form với một tên gọi (ví dụ: frmLapHoadon) và đóng lại, kết thúc yêu cầu cơ bản bài toán, thu được kết quả như sau:


Khi sử dụng Form wizard, bạn cũng rất rễ dàng khi tạo form theo yêu cầu trên. Cách làm ở đây là kết hợp giữa form wizard với form Design view.



Sử dụng Form wizard

Tạo hóa đơn bán hàng như ví dụ trên



Bước 1: Chọn Form Wizards như sau:



Bước 2: Xuất hiện Form Wizard, chọn các trường muốn hiển thị lên Form

Cụ thể là: Bảng DMKHACH chọn MaKhach, TenKhach, DiaChi, SDT

Chọn Query chứa các trường SoHD, NgayNhap, NoiDung, MaHang, SoLG, DonGia, ThanhTien

Sau khi thực hiện xong sẽ có mẫu như sau:

Kích nút Next, sẽ có hộp thoại như sau xuất hiện

Kích Next, hộp thoại như sau xuất hiện




Kích Next, hộp thoại như sau xuất hiện

Tiếp tục kích Next, xuất hiện hộp thoại như sau, bấm Finish





1.2.2 Sử dụng Subform trong các form lọc dữ liệu

Bài toán: Thiết kế form lọc ra danh sách mã hàng bán được như sau:

Cách làm như sau (yêu cầu thực hiện theo đúng thứ tự công việc các bước):



Bước 1: Sử dụng Form Wizard, thực hiện lần lượt các bước của 1.2.1.

Tạo được Form như sau:



Bước 2: Xóa tất cả các của Form chính (gồm MaHang, TenHang), sau đó chọn Combo Box để tạo trường mã hàng mới, xuất hiên hộp thoại như sau:

Kích Next, xuất hiện hộp thoại như sau:


Chọn bảng chứa trường cần tạo Combo Box, ví dụ: chọn DMHANG

Kích Next, xuất hiện hộp thoại như sau:


Chọn các trường cần hiển thị, ví dụ: để tạo được như Form yêu cầu thì chọn MaHang, TenHang

Hộp thoại sẽ hiển thị như sau:


Kích Next, hộp thoại sau xuất hiện

Bỏ chọn mục Hide key column, hộp thoại hiển thị như sau:

Kích Next, hộp thoại xuất hiện như sau:

Tiếp tục kích Next



Kích Finish để hoàn thành tạo Combo Box

Bước 3: Tạo Text Box chứa TenHang như sau:





  • Đổi tên Combo Box thành MaHang, bằng cách kích phải chuột lên Combo Box  Properties  gõ “ MaHang” như hình bên






  • Viết lệnh trong Text Box như sau:


Chú ý: Có thể tạo giá trị mặc định cho MaHang như sau:

  • Kích phải Text Box, chọn Properties




  • Chọn Default Value trong mục Data, ví dụ: gõ “CPU”



Bước 4: Thực hiện Form View, kết quả như sau:


CHƯƠNG 2: BÁO BIỂU (REPORT)

2.1. Giới thiệu tổng quan về Report

Report là công cụ dùng thiết kế in ấn dữ liệu hữu hiệu trong Access. Hầu như tất cả những gì bạn muốn in và in theo bố cục như thế nào? Report đều có thể đáp ứng!. Chương này sẽ trình bày từ những khái niệm căn bản về thiết kế in ấn, về Report của Access đến tiếp cận những kỹ thuật in ấn phức tạp như: report có tham số, sub- report,..

Nội dung cụ thể bao gồm:


  • Các khái niệm về Report

  • Sử dụng report wizard

  • Sử dụng report design view

  • Kỹ thuật sub-report

  • Tham số cho report.

Kết thúc chương, sinh viên hoàn toàn có thể thiết kế được những mẫu biểu in ấn đơn giản đến những biểu phức tạp phục vụ nhu cầu in ấn đa dạng trong các bài toán thực tế từ CSDL.

Muốn in các báo cáo trong Access bạn có thể sử dụng Report- một công cụ in ấn rất mạnh. Ứng với mỗi mẫu báo cáo có thể thiết kế các thông tin lên một report. Mỗi khi report hiển thị kết quả (preview) là lúc có thể in được nội dung báo cáo ra giấy.
2.2. Các thành phần trong cấu trúc report


Cấu trúc mt report thông thường gồm 5 phn:
Report header

Page header

Page Header

Là phần đầu tiên của một trang báo cáo. Giống như khái niệm Page header trong Word và Excel. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế.
Page Footer

Là phần cuối cùng của mỗi trang báo cáo. Giống như khái niệm Page footer trong Word và Excel. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế.


Detail
Là phần thân của report – nơi hiển thị giá trị các bản ghi sẽ in ra. Phần này có thể bị thay đổi, phụ thuộc vào nguồn dữ liệu tại thời điểm sẽ in ra của report.

Ví dụ: Danh sách học sinh lớp 10A1 là 45 khi đó Detail report sẽ in ra 45 dòng; nếu chuyển sang in danh sách học sinh lớp 10A2 có 48 học sinh, lúc này Detail report sẽ in ra 48 dòng (tương ứng với số bản ghi của nguồn dữ liệu sẽ in ra).


Report Header
Là phần tiêu đề của trang đầu tiên Report, nằm tiếp theo phần Page header và nằm trên phần Detail. Mỗi Report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report header. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế.
Report Footer
Là phần tiêu đề cuối của trang cuối cùng Report, nằm tiếp theo phần Detail và phía trước phần Page Footer. Mỗi Report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report footer. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế.
Môi trưng làm vic
Làm việc với Report gần giống làm việc với Form. Sự khác nhau cơ bản của Report và Form là: Form có thể hiển thị, tra cứu, cập nhật và điều khiển dữ liệu từ CSDL; còn Report chỉ có thể lập báo cáo và in ra, đặc biệt Report không làm thay đổi giá trị dữ liệu trong CSDL. Thông thường mỗi report sẽ in dữ liệu của một Table hoặc một Query nào đó. Tức là phải có một nguồn dữ liệu cần in cụ thể (trường hợp đặc biệt Report không có nguồn dữ liệu sẽ nói đến phần cuối)

2.3. Thiết kế Report

Với Microsoft Office Access 2007 bạn có thể tạo ra nhiều loại báo cáo khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp. Đầu tiên hãy ghĩ về báo cáo dùng để hiển thị những bản ghi từ nguồn dữ liệu. Cho dù là báo cáo với một danh sách đơn giản, hoặc báo cáo nhóm chỉ tiêu doanh thu theo vùng miền, thì việc đầu tiên bạn nên quan tâm là những trường chứa dữ liệu nào cần hiển thị lên báo cáo, và những bảng hay Query nào chứa chúng.

Sau khi bạn chọn được những bản ghi cần thiết, bạn có thể dễ dàng tạo ra một báo cáo bằng công cụ Report Wizard. Report Wizard là một chức năng trong Access, chức năng này sẽ hướng dẫn bạn thông qua các câu hỏi, báo cáo được tạo ra dựa trên những câu trả lời của bạn cho những câu hỏi đó.

2.3.1 Tạo report bằng Report Wizard

Giống như Form wizard, Report wizard là một công cụ rất đơn giản, dễ dùng để tạo nhanh một Report. Dưới đây hướng dẫn từng bước dùng Report wizard để tạo một report in ra một báo cáo giống như mẫu sau:



Bước 1: Chọn Form Wizard như sau:


Bước 2: Chọn các trường cần hiển thị trong report



Bước 3: Kích Next, xuất hiện hộp thoại như sau:

Bước 4: Kích Next, xuất hiện hộp thoại như sau:

Chọn MaKH làm nhóm

Bước 5: Kích Next, xuất hiện hộp thoại như sau:

Bước 6: Chọn kiểu hiển thị cho report


Bước 7: Kích Next, xuất hiện hộp thoại  Finish

Bước 8: Sẽ xuất hiện report như sau


Bước 9: Hiệu chỉnh phần design của report sao cho đúng theo yêu cầu, ta xem cụ thể phần design như sau:

Bước 10: Thực hiện Report View, ta se có kết quả như sau:






CHƯƠNG 3: MACRO VÀ THỰC ĐƠN


3.1. Macro

3.1.1 Khái niệm

  • Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và lưu trữ với một tên xác định. Macro cho phép tự động hoá các công việc cần thực hiện

  • Có 3 loại Macro

  • Macro kết hợp nhiều hành động: được kết hợp bởi nhiều hành động liên tiếp nhau. Khi Macro được gọi, các hành động sẽ lần lượt tự động thực hiện

  • Macro Group: là tập hợp các Macro có tính năng giống nhau. Để thi hành một Macro trong Macro Group ta chỉ tên nó như sau: Tên Macro Group. Tên Macro thực hiện

  • Macro theo điều kiện: là Macro mà các hành động chỉ được thi hành khi thoả mãn điều kiện nào đó

3.1.2 Tạo macro

Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ khai báo Macro như sau:

Action: chọn hành động cần thực hiện. Có thể chọn nhiều hành động tương ứng với nhiều dòng

Comment: ghi chú thích cho hành động. Không bắt buộc nhưng giúp NSD dễ dàng khi bảo trì hệ thống vì hiểu được mục đích thiết kế.

Action Arguments: chỉ định các đối số phù hợp cho Action khi cần thiết


Lưu ý: Cửa sổ thiết kế Macro chỉ gồm 2 cột. Nếu chọn lệnh View / Macro Names sẽ thêm cột Macro Name phía trước như sau
Cột Macro Name
3.1.3 Thực hiện macro


  • Trong cửa sổ Database, chọn tên Macro, chọn Open

  • Macro có thể được gọi khi sử dụng Form, Report

3.2. Thực đơn

3.2.1 Các loại thực đơn

Thông thường có 2 kiểu thực đơn (menu): menu bàn cờ và menu bar hệ thống trong phần này chúng ta chỉ đề cập đến loại menu phổ thông là menu bar hệ thống.

Một menu bar hệ thống theo thiết kế chuẩn của tất cả các phần mềm với giao diện trên windows bao gồm:


  • Một menu bar (trình đơn thanh ngang), trong đó có nhiều menu pad (mục chọn ngang).

  • Khi bấm chọn một menu pad, sẽ xuất hiện một menu popup (trình đơn đổ xuống)

  • Trong một menu popup có nhiều menu option (mục chọn dọc)

Ví dụ: Phần mềm Microsoft Access, trình đơn thanh ngang có nhiều mục chọn ngang như

File Edit Insert View Tools Window Help

Khi chúng ta chọn một mục chọn ngang, chẳng hạn mục File sẽ xuất hiện một menu popup đổ xuống, trong đó có nhiều mục chọn dọc, mỗi mục chọn dọc chính là một lệnh, ví dụ New Open Close Save Save as...


3.2.2 Phương pháp tạo thực đơn

  • Dùng Macro để tạo các macro xây dựng các menu bar và menu popup.

  • Tạo Form trắng gắn Macro tạo menu bar vào form này, mỗi khi form này được khởi động thì hệ thống menu sẽ nạp vào.

Cụ thể chúng ta có các bước sau.

  • Bước 1: Tạo các Macro xây dựng các menu popup trước

  • Mỗi menu popup chúng ta phải tạo một macro, bằng cách mở lớp Macros chọn New mở cửa sổ thiết kế macro, chọn thêm lệnh View / Macro Name để mở cột Macro Name.

+ Cột Macro Name chúng ta ghi tên mục chọn dọc

+ Cột Action tùy theo hành động mà chúng ta chọn thông thường là Open Form, Open Report (mở form, mở report)

+ Khai báo thêm một số đối số cho hành động tương ứng trong Action Arguments


  • Để tạo Menu bar chúng ta cũng tạo 1 macro, ứng với mỗi menu popup chúng ta chọn ActionAdd Menu, và khai báo thêm.

+ Menu name khai báo tên mục chọn ngang

+ Menu macro name khai báo tên macro tạo ra menu popup tương ứng khi bấm vào mục chọn ngang đã khai báo.



  • Bước 2: Tạo 1 Form trắng khai báo trong Properties của form này tên macro tạo menu bar vào mục Menu bar


Sau đây trình bày cách tạo một hệ thống Menu gồm các mục sau:

Menu cấp 1

Menu cấp 2

Menu cấp 3

Menu cấp 2

Menu cấp 2







  • Bước 1: Tạo Menu cấp 1

Trong cửa sổ Database, chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ Macro, khai báo các thông tin như sau:

Menu cấp 1





  • Bước 2: Tạo Menu cấp 2

Chọn Macro / New, chọn View / Macro Names để thêm cột Macro Name, khai báo các thông tin như sau:









Menu cấp 2

Action Arguments cho Macro Xem Danh sách Cán bộ




Menu cấp 2
Report Name: R_DSCanbo

View : Print Preview














Menu cấp 2



  • Bước 3: Tạo Menu cấp 3







Menu cấp 3
Bước 4: Gắn Menu vừa tạo lên một Form (hoặc Report)

  • Trong cửa sổ Database, chọn Form / New

  • Kích chuột vào biểu tượng Properties trên thanh công cụ để hiện hộp Form


Tên Macro Menu cấp 1

Properties

Thêm hình vẽ

Thêm tiêu đề chương trình
ng trình




  • Menu Bar: ghi tên của Macro dành cho Menu cấp 1

  • Trang trí thêm cho Form các thành phần như:

  • Tiêu đề chương trình

  • Hình vẽ để minh hoạ

  • Các trang trí khác (nếu muốn)

  • Lưu ý: Để tạo Menu, trước khi tạo các Macro, các nguồn số liệu như Table, Query, Report (nếu có) bạn phải chuẩn bị trước

  • Mở Form đã gắn với thực đơn được tạo, có kết quả sau:








Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©tieuluan.info 2017
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương